Will millennials determine the future of business travel?

Managing with one hand
My three daughters all have a distorted right hand. Is that bad? Not really. When they were born there was nothing unusual. But over the years their left hand has slowly taken on the form of their iPhone, which now fits perfectly in the palm of their hand. Pretty handy, don’t you think? The youngest is too small to go surfing the Internet. Yet she can swiftly find Anna and Elza on YouTube. We often laugh about this at home. At the same time, I do realise that my two eldest daughters can find and process information extremely quickly with their iPhone. Often much quicker than I can, I am the first to admit. So am I finally getting old? Is this the generation gap that two decades ago I often joked about, at the expense of my older colleagues?

The culture of millennials
People from my age group often hold key positions in the business world. And in certain sectors grey hair, suits and sometimes even ties are still part of the ‘culture’. But more often, and quicker than ever, millennials are taking over these jobs. And their lives are vastly different from that of the previous generation, because which millennial actually works between nine and five only, is at the office five days a week and uses a desktop PC? Their private lives are also different. Only a small percentage is married and they have children later in life. They don’t go to a travel agent to book their holidays and they arrange their mortgages online. I could go on.

Dare to give flexibility
‘My’ generation attaches quite a lot of importance to status and the things that go with it, such as a nice-looking car. Millennials, on the other hand, are more concerned about freedom and flexibility. The workplace, working hours, facilities; in order to meet the expectations of the new generation, these things need to be organized and modified in a modular fashion. The demand for bleisure, meaning business travellers extending their trips for pleasure, is also very much on the rise. Last month in Rome I met a colleague who had extended her business trip by two days in order to explore the city. Millennials effortlessly combine their work and private lives and for them bleisure is the most natural thing in the world. In fact, for many millennials it is an increasingly important condition to even consider going on a business trip.

The increasing numbers of millennials are also changing the relationship between employer and employee. Millennials expect flexibility in their professional lives. So in a time of labour shortage it is important for employers to be attractive to employees. And to stay attractive. Barriers that the new generation faces are usually the company rules and regulations that were designed by the previous generation. Often this concerned things that were not allowed, but from a human resources perspective I think it is more important to look at what is allowed and can be done. Flexibility, an inspiring workplace and the possibilities for bleisure are factors that play a role when a millennial chooses an employer.

Yet I still see many organisations struggling with the balance between regulation and deregulation. Typical generation-X companies will increasingly change to structures that are interesting and challenging to the new workforce. The key question for organisations with an increasing number of millennials, is how to find the balance between control on the one hand and freedom and flexibility on the other. Looking at our own sector, I think the solution lies in bundling of systems.

Convenience, freedom, joy
Just like my daughters who are wandering the Internet with just one hand, the new generation of business travellers also want to be able to manage their business trips with a single hand. The wish to be flexible lies at the heart of this. Nowadays everyone books and compares prices online. Online booking platforms are still growing in terms of numbers and volume. Business trips used to be all about the integration of travel policy and approval processes. These days the focus is more on the addition of chatbots, the integration of diaries and email and artificial intelligence, leading to fully automated reservations. The growth in the number of millennials is stimulating this. No one born after 1980 calls a travel agent.

This independence and flexibility are of course fine, but how do you maintain an overview and control of all business trips as an organisation? How do you avoid staff getting into situations that may involve risks and how do you keep control of the business trip budgets? As a Travel Management Company, we are constantly looking to develop new products that can provide solutions to these issues faced by our customers. After all, in this rapidly changing market, standing still is not an option. We have therefore recently introduced a wonderful solution for our customers: manage your business trip with a single push of a button. Convenient and flexible. Because many of our customers also have a distorted hand. And there’s nothing wrong with that!

NL

Bepalen millennials de toekomst van zakenreizen?

Managen met één hand
Mijn drie dochters hebben een vergroeide rechterhand. Erg? Niet echt. Bij hun geboorte was er niets aan de hand. In de loop van de tijd heeft de hand zich aangepast aan de vorm van hun iPhone. Die past er nu precies in. Handig, toch? De jongste is te klein om het internet af te struinen. Toch weet ze feilloos Anna en Elza te vinden op Youtube. Wij lachen er thuis vaak om. Tegelijk realiseer ik me dat de twee oudsten met hun iPhone razendsnel informatie vinden en verwerken. En vaak vinden zij informatie- ik geef het maar gewoon toe - sneller dan ik. Word ik dan nu toch echt oud? Is dit de generatiekloof waar ik twee decennia geleden zo vaak om heb gelachen met (en om) oudere collega’s?

De cultuur van millennials
Mensen uit mijn leeftijdsgroep hebben vaak sleutelposities in het bedrijfsleven. En in specifieke sectoren maken grijs haar, pakken en soms zelfs stropdassen nog deel uit van de ‘cultuur’. Maar steeds vaker, en sneller dan ooit, nemen millennials deze posities over. En hun levens lijken nauwelijks op die van de vorige generatie. Want welke millennial werkt er uitsluitend tussen 9 en 5, zit vijf dagen per week op kantoor en maakt gebruik van een vaste PC? Ook privé zijn er verschillen. Slechts een klein deel is getrouwd en ze krijgen vaak op latere leeftijd kinderen. Voor een vakantie gaan ze niet naar een reisbureau en een hypotheek sluiten ze online af. En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Durf flexibiliteit te geven
Waar ‘mijn’ generatie nogal waarde hecht aan status en daarbij behorende zaken als een mooie auto staan bij millennials vrijheid en flexibiliteit voorop. Werkplek, werktijden, faciliteiten, veel dient modulair ingericht en aangepast te zijn aan de verwachtingen van de nieuwe generatie. Ook de vraag naar bleisure, waarbij zakelijke reizigers hun verblijf om privéredenen verlengen, neemt sterk toe. Vorige maand ontmoette ik in Rome een collega die haar zakelijke reis met 2 dagen had verlengd om de stad te ontdekken. Millennials combineren moeiteloos werk en privé en voor hen is bleisure de gewoonste zaak van de wereld. Sterker nog, voor veel millennials is het steeds vaker een voorwaarde voor het maken van een zakelijke reis.

Door de instroom van millennials verandert ook de relatie tussen een werknemer en een werkgever. Millennials verwachten flexibiliteit in hun professionele leven. In een tijd van krapte op de arbeidsmarkt is het voor werkgevers belangrijk aantrekkelijk te zijn en blijven voor werknemers. Barrières die de nieuwe generatie tegenkomt, zijn meestal regels en richtlijnen binnen organisaties die zijn ontwikkeld door de generatie voor hen. Vaak ging het om wat niet mocht, maar ik denk dat het vanuit HR-perspectief belangrijker is te kijken naar wat wel mag en kan. Juist flexibiliteit, inspirerende werkplekken en de mogelijkheid tot bleisure zijn argumenten voor een millennial om voor een werkgever te kiezen.

Toch zie ik nog veel organisaties worstelen met de balans tussen regulering en deregulering. Typische generatie X-bedrijven zullen steeds meer moduleren naar vormen die voor de nieuwe instromers interessant en uitdagend zijn. De centrale vraag voor organisaties die het aantal millennials binnen de organisatiemuren ziet groeien, is hoe de balans wordt gevonden tussen enerzijds controle en anderzijds vrijheid en flexibiliteit. Kijkend naar ons vakgebied, denk ik dat de oplossing ligt in het bundelen van systemen.

Gemak, vrijheid, blijheid
Zoals mijn dochters met één hand internet afstruinen wil de nieuwe generatie zakenreizigers ook met één hand hun zakenreizen kunnen managen. Flexibiliteit staat daarbij voorop. Online boeken en prijzen vergelijken doet eigenlijk iedereen. De online boekingsplatformen groeien nog steeds in aantal en gebruik. Bij zakelijk reizen ging de discussie eerst over integratie van reisbeleid en goedkeuringsprocessen, tegenwoordig ligt de focus meer op de toevoeging van chatbots, integratie van agenda’s en e-mail en artificial intelligence waarmee boekingen automatisch worden gemaakt. De groei van het aantal millennials stimuleert dit. Niemand die geboren is na 1980 belt meer een reisbureau.

Die zelfstandigheid en flexibiliteit zijn natuurlijk prima, maar hoe houd je als organisatie het overzicht en grip op alle zakelijke reizen? Hoe voorkom je dat medewerkers in situaties komen die een mogelijk risico impliceren en hoe houd je grip op de zakelijke reisbudgetten? Als Travel Management Company zijn we continu bezig met de ontwikkeling van nieuwe producten die aansluiten bij dit soort vraagstukken van onze klanten. In deze snel veranderende markt is stilstaan immers geen optie. Dus hebben we sinds kort een mooie oplossing voor onze klanten: met één druk op de knop je zakenreizen managen. Gemakkelijk en flexibel. Want ook een groot deel van onze klanten heeft een vergroeid handje. En daar is niks mis mee!