05-10-2009 :Communicatie bepaalt succes
Wie het zakelijk
reizen binnen de organisatie professioneel wil managen, ontkomt
niet aan het opstellen van een reisbeleid. Twee A4’tjes volstaan
daarbij niet, omdat er altijd zakenreizigers zijn met een niet te
bedwingen neiging tot het zoeken van de mazen in de wet.
Ervaringsdeskundigen Steven van der Poel van NetApp en Rob van der
Stel van DSM, beide als travel manager lid van de NATM, benadrukken
dat ‘one size doesn’t fit all’. Wel is er een aantal handvatten te
geven voor het inrichten van het reisbeleid. “De basisvraag is: wat
vind je dat er geregeld moet worden binnen je bedrijf met
betrekking tot reizen?” trapt Van der Poel af. “Daarbij is het
allereerst belangrijk om de definities goed vast te leggen, anders
zwemmen de medewerkers alsnog door de gaten in het net om het door
jou zo zorgvuldig samengestelde beleid te ontwijken.”
Op eigen houtje opereren is niet raadzaam, waarschuwt Van der Stel.
“Het management moet achter het reisbeleid staan, anders komt er
niets van terecht.”
“Je hebt niet alleen management buy-in nodig, maar ook de steun van
andere afdelingen,” vult Van der Poel aan. “Ga het wiel niet
opnieuw uitvinden, maar benut de expertise die al in het bedrijf
aanwezig is. Dit betekent wel dat je resultaten moet kunnen meten.
Ga na of er überhaupt interne rapportages worden uitgebracht. Als
een reisbeleid goed in elkaar steekt, kun je 10 tot 20 procent op
de reiskosten besparen. Het precieze percentage hangt af van
verschillende factoren. Zijn er bijvoorbeeld nu al regels en heb je
een mandaat, zodat naleving van het reisbeleid kan worden
afgedwongen? Door een beleid op te stellen, zijn hoe dan ook
besparingen te realiseren.”
Bewustwording op gang
brengen
De bedrijfscultuur speelt eveneens een belangrijke rol bij het
definiëren van een reisbeleid. Is het mogelijk om sancties op te
leggen als de regels niet worden opgevolgd?
“Dat klinkt heel streng,” zegt Van der Poel, “maar het kan ook een
vriendelijk mailtje zijn, dat na de reis wordt gestuurd om te
informeren waarom de regels zijn overtreden. Dat kan genoeg zijn om
de bewustwording bij zakenreizigers op gang te brengen.”
Volgens Van der Stel zijn partners in de supply chain ook blij
wanneer er een reisbeleid geldt in het bedrijf. “De travel
management company hoeft dan niet op te treden als politieagent en
weet precies waar hij aan toe is. Er kan immers altijd worden
verwezen naar het reisbeleid.”
Zodra de parameters van het reisbeleid duidelijk zijn, kan er een
gedetailleerde invulling aan worden gegeven. Voor de meeste
bedrijven is luchtvaart de grootste kostenpost. Het is een
ingewikkeld fenomeen, maar Van der Poel raadt toch aan elke
eventualiteit te benoemen in het reisbeleid. “Voor de hand ligt
natuurlijk om te behandelen wanneer in welke klasse mag worden
gevlogen, of er online of offline moet worden geboekt en wat het
interne autorisatietraject is. Maar ook een vraagstuk als: mag een
privétrip worden gekoppeld aan een zakenreis, kan belangrijk zijn
om vast te leggen. Of hoeveel mensen uit het oogpunt van de
continuïteit van een en dezelfde vlucht gebruik mogen maken. Het
zijn misschien geen voor de hand liggende punten, maar door schade
en schande wordt men wijs. Bij NetApp hebben we bijvoorbeeld een
clausule in het reisbeleid, die stelt dat onze medewerkers niet
zelf het vliegtuig van een zakencharter mogen besturen. Dat lijkt
overdreven, maar we zijn een Amerikaans bedrijf en er lopen aardig
wat medewerkers rond met vliegbrevetten.”
Belang van goede
communicatie
Uit de reacties van de aanwezige travel managers blijkt dat er
grote verschillen bestaan tussen alleen al de regels over de te
vliegen klasse. Een textielconcern gaat uit van economy class in
Europa en business class op langere afstanden. Een ander bedrijf
staat op vluchten van langer dan zes uur business class toe,
daaronder vliegen de medewerkers economy class. Weer een andere
organisatie laat de zakenreizigers economy class heen en business
class terug vliegen, zodat ze uitgerust terugkomen. Het kan nog
specifieker: een technologiebedrijf stelt economy class verplicht
onder de vijf uur vliegen, tussen de vijf en acht uur mag er op
nachtvluchten business class en moet er op dagvluchten economy
class worden gevlogen, en boven de acht uur is het business class.
“Wat het reisbeleid ook inhoudt, je zult de medewerkers van het nut
moeten overtuigen,” zegt Van der Stel. “Vraag de zakenreiziger om
geld uit te geven alsof het uit zijn eigen portemonnee komt. Neem
je dan ook een taxi naar Schiphol? Wij wijzen tegenwoordig
bijvoorbeeld op het prijsverschil tussen vluchttijden. Een uurtje
eerder weggaan kan een grote besparing opleveren.”
De gedetailleerdheid die is vereist bij het opstellen van regels
voor vervoer per vliegtuig, is ook nodig voor hotels,
grondtransport, visa, et cetera. Kern van het introduceren van het
reisbeleid vormen de drie C’s, besluiten Van der Stel en Van der
Poel. “Communiceren, communiceren, communiceren. Daar valt of staat
het succes mee.”