NATM

Van 19 tot en met 21 september is Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk het toneel van The 3rd Dimension. Die derde dimensie illustreert goed waar GBTA Europe voor staat: het is de eerste Europese vereniging die puur is gericht op reisinkopers en travel managers. GBTA Europe biedt haar leden een zakenreis- en meetingsnetwerk, waarbij educatie, trainingen, benchmarking, onderzoek en evenementen centraal staan. 

Daarbij probeert GBTA Europe platgebaande paden te vermijden, zo vertelt managing director Paul Tilstone van GBTA Europe. “Vorig jaar zijn we in september in Lissabon van start gegaan met de conferentie Inicio, wat in het Portugees begin betekent. Het was op twee manieren een begin: dat van GBTA Europe en dat van een andere manier van travel management. We kwamen net uit de crisis, die een verandering teweeg heeft gebracht in de manier waarop het zakelijk reizen werd en wordt georganiseerd. Mij viel bij andere conferenties vaak op dat zakenreizen een eigen wereldje vormt. Maar een zakenreis is een middel om een doel te bereiken – op het gebied van sales, interne vergaderingen, congressen, et cetera. Het heeft dus invloed op vrijwel elke afdeling van het bedrijf. Toch praten we zelden over en met deze belanghebbenden, die wij de derde dimensie noemen.” 

Tilstone wil een dialoog teweegbrengen tijdens de conferentie tussen travel managers/reisinkopers en die derde dimensie belanghebbenden. “Hoe zien de mensen van de afdelingen IT, Human Resources, Security, Milieu, enzovoorts de relatie met travel management? Als je daar achterkomt, kun je het reisbeleid effectiever maken.” 

Daarnaast wordt er tijdens The 3rd Dimension gekeken naar de gedeeltes van de supply chain waar normaliter nooit over wordt gepraat, aldus Tilstone. “We hebben het wel over de distributiekosten, maar weten bijvoorbeeld niet hoe computerreserveringssystemen hun hotelinventaris managen of welke innovatieve alternatieven er bestaan voor de traditionele leverancier-klant relatie. Conferentieketen De Vere bijvoorbeeld, verkoopt een hele vergaderlocatie aan een bepaald bedrijf. Die geeft bepaalde data door waarop de faciliteiten niet worden gebruikt. De Vere zorgt ervoor dat derde partijen er dan terechtkunnen en het bedrijf en De Vere delen de winst. Door dit soort ‘behind the scenes’ casussen te bestuderen, kunnen we veel leren.” 

Niet alleen de insteek van de conferentie is anders dan anders, ook de vormgeving – de schroefjes en moertjes, zoals Tilstone ze noemt – is nieuw. “Wat is belangrijk bij zo’n conferentie? Dat je ervaringen uitwisselt met travel managers die zich voor dezelfde uitdagingen zien gesteld. In het verleden moest je dan net toevallig met iemand in gesprek komen, die naast je zat met de lunch. Wij willen dit wat meer sturen. Wie zich inschrijft voor The 3rd Dimension, wordt gevraagd om minimaal twee zaken te noemen, waar ze meer over willen leren. Denk aan het implementeren van een self-booking tool, het integreren van zakenreizen en meeting management, et cetera. Dat noemen we de Takes. Vervolgens vragen we waar deze mensen in gespecialiseerd zijn, dus zaken waarover ze andere deelnemers informatie over kunnen verstrekken. Dat zijn de Gives. Als de lijst compleet is, koppelen we mensen aan elkaar op basis van hun informatiebehoeften en expertise.” 

Deze ‘een-op-eentjes’ kunnen vervolgens plaatsvinden op de Mind Market. “Aan de rand van deze ruimte bevinden zich de stands van de leveranciers. Als iemand meer informatie wil over bijvoorbeeld onkostendeclaraties, dan kunnen ze direct contact leggen met een leverancier.” Aansluitend op de conferentie is er de mogelijkheid voor deelnemers om hun kennis van travel management te verdiepen. Allereerst wordt tijdens de anderhalve dag durende Corporate Travel Expert sessie de beginselen van het organiseren en inkopen van zakenreizen behandeld in het Wyndham Hotel te Amsterdam. De invulling hiervan is in handen van Advito. De nadruk van deze cursus ligt op kostenbeheersing en –efficiency, hoe de kennis en acceptatie van het reisbeleid binnen de organisatie kan worden vergroot, veiligheid van reizigers en ontwikkelingen in de markt. CTE is met name geschikt voor nieuwe of aankomende travel managers, inkopers, facility managers en nieuwe salesmensen bij leveranciers. De kosten van deelname bedragen 350 euro voor leden van GBTA Europe en de cursus wordt in het Engels gegeven. 

Voor gevorderden op dit vakgebied is er het Global Leadership Professional programma. “Een professor van The Wharton School geeft inzicht in de kansen en bedreigingen van zakendoen vanuit een interdisciplinaire benadering,” aldus Tilstone. “Hier wordt ook aandacht besteed aan de relatie met stakeholders, net als tijdens de conferentie.” Deelname aan The 3rd Dimension kost 425 euro voor GBTA Europe-leden, 625 euro voor niet-leden. Opgeven is mogelijk via de website www.gbtaeurope.org. Direct members van de NATM kunnen zich het beste registreren via natm@qualitycs.nl.

Bron: zakenreis.nl