11-11-2011 :NATM Actueel november 2011
Sociale media en de applicaties die voor smartphones worden ontwikkelen veranderen de manier van communiceren door de reiziger, maar ook de wijze waarop reizen worden geboekt. Bieden deze technologische innovaties kansen of zijn het juist bedreigingen voor de stuurkracht van de travel manager? Torbjörn Erling, travel manager van de Ikea Group ziet hierin een grote uitdaging. “Ikea is vertegenwoordigd in veertig landen en heeft 10.000 frequente reizigers,” schetst hij de achtergrond van het reisbeleid van de meubelgigant. “Vanuit het hoofdkantoor in het Zweedse Helsingborg leid ik een team van vijf mensen en beheer ik 80 miljoen euro aan reis- en vergaderuitgaven. Drie jaar geleden hebben we het oude zakenreisbeleid namelijk vervangen door een travel & meeting policy. Aanleiding was dat 30 procent van de medewerkers gefrustreerd was over de wijze waarop vergaderingen werden georganiseerd en de doelmatigheid daarvan. Wij zijn daarom bezig met het verbeteren van de ‘end-to-end meetings’. Daarnaast neem ik zitting in de digitale commissie bij Ikea, waar ook HR, de directie en de afdeling interne communicatie in is vertegenwoordigd. Mijn taak is om het managen van vergaderingen en zakenreizen af te stemmen op de technologische mobiliteit van de medewerkers. Dat betekent dat er meer samenwerking nodig is met bijvoorbeeld de afdeling IT om het te laten werken vóór Ikea in plaats van tegen.”
Johnny Thorsen is directeur van conTgo, een bedrijf dat is gespecialiseerd in mobiele oplossingen voor de reisindustrie. Hij zegt dat Erlings betrokkenheid bij de vormgeving van Ikea’s mobiele beleid helaas een uitzondering op de regel is. “Er zijn maar heel weinig bedrijven die de tijd nemen om een mobiele strategie op te zetten, te implementeren en uit te voeren. Mocht hier toch sprake van zijn binnen een organisatie, dan wordt de travel manager meestal niet betrokken bij de technologische beslissingen. Dat is raar, want de zakenreiziger drijft de mobiele kosten aan. De travel manager moet dus aantonen iets te kunnen bijdragen aan het optimaliseren van de mobiliteit en zo een plek verwerven bij de besluitvorming. Op deze manier is er geen sprake van kansen, maar van bedreigingen. De zakenreiziger is allang bezig met nieuwe mobiele trend en dat zorgt voor een kloof met de travel manager. De oplossing? Maak het leven van de zakenreiziger gemakkelijk. Bied ze content en boekingsmogelijkheden aan die relevant en met één druk op de knop toegankelijk zijn. Zo kun je medewerkers sturen, zonder dat je direct met ze hoeft te communiceren.”
Christoph Klenner vertegenwoordigt de computerreserveringssystemen (GDS’en) die zijn verenigd in de European Technology & Travel Services Association (ETTSA). Hij maakt zich vooral zorgen over nieuwe distributiekanalen, bijvoorbeeld in de vorm van apps, die de transparantie vertroebelen. “Op dit moment is er een distributie-infrastructuur beschikbaar die de reisinkoper de mogelijkheid biedt om een objectieve prijsvergelijking te maken. Als we niet oppassen, is dat morgen niet langer het geval. Nieuwe aanbieders van boekingssystemen stimuleren het gebruik daarvan met incentives. Als je er eenmaal gebruik van maakt, ligt het risico op de loer dat je een gekleurd beeld krijgt gepresenteerd. Ik denk niet dat de apps en tools die worden ontwikkeld het probleem zijn, maar de distributiestrategie van de leveranciers, zoals de airlines.”
Erling is het met Klenner eens dat transparantie heel belangrijk is voor zakenreisinkopers. “De zakenreizigers hebben gemakkelijk toegang tot verschillende distributiekanalen. Als bedrijf moet je er goed over nadenken of je dat wel wilt. Kun je deze diversiteit op een goede manier managen? Bijkomend argument is de zorgplicht van het bedrijf. Het accepteren of aanbieden van meerdere boekingsmethoden mag niet betekenen dat je het zicht kwijtraakt op welke reiziger zich waar bevindt. Dat is een vraagstuk waar we bij Ikea het antwoord nog niet op hebben gevonden.”
(bron: zakenreis.nl)