NATM

23-11-2009 :NATM Actueel van 23 november

CWT: hotelprogramma levert flinke besparingen op
Hoteluitgaven maken 30 tot 50 procent van het totale reisbudget uit van bedrijven, maar in tegenstelling tot de uitgaven aan vliegtickets, worden ze meestal niet gemanaged.

Dit schrijft de onderzoekstak van Carlson Wagonlit Travel in een rapport over hotelprogramma's. Volgens CWT moeten reisinkopers meer aandacht besteden aan het hotelprogramma, zodat het reisbeleid optimaal kan worden benut. Probleem daarbij is dat de luchtvaart wordt gedomineerd door de 250 IATA-luchtvaartmaatschappijen, terwijl de hotellerie een veel gefragmenteerder beeld laat zien met meer dan 250.000 aanbieders wereldwijd. Toch kan het lonen om het kaf van het koren te scheiden en een hotelprogramma op te stellen, omdat de inkoopkracht dan groter wordt en er flinke besparingen kunnen worden gerealiseerd.
George Hossevoort, travel manager van Roche, behoort tot de uitzonderingen met een hotelprogramma. "Ons hoofdkantoor in Basel sluit global deals af met de vijf grote hotelketens. Daarbij wordt de hele wereld afgedekt. Wanneer vestigingen menen dat er in hun regio behoefte bestaat aan meer keuze, dan mogen zij lokale contracten sluiten."
Roche stelt het boeken van gecontracteerde hotels niet verplicht, zegt Hossevoort. "De medewerkers worden gestimuleerd om gebruik te maken van de preferred suppliers wanneer deze hotels zich in de buurt bevinden van waar ze moeten zijn, maar het is geen keiharde verplichting. Ze mogen dus ook zelf een hotel uitkiezen. Daar kunnen ze overigens wel achteraf op worden aangesproken, want we willen een bewustwording op gang brengen van de besparingen die kunnen worden gerealiseerd door binnen het hotelprogramma te boeken."

Global sourcing manager Huib van den Durpel van Sabic Innovative Plastics is druk bezig met het opzetten van een hotelprogramma. "Een student van de Hogeschool Leeuwarden heeft het tot zijn afstudeerproject gemaakt. Hij is bezig met marktonderzoek en een analyse van onze uitgaven. Bovendien wordt in kaart gebracht wat de costdrivers zijn binnen ons bedrijf: wat zijn onze topbestemmingen, welke hotels worden daar gebruikt en met welke hotels hebben we al afspraken? We hebben bijvoorbeeld al een contract met Marriott, maar die tarieven zijn niet allemaal geladen in de online booking tool, dus worden de gemaakte afspraken niet optimaal benut."
De bedoeling is dat wanneer in februari meer duidelijkheid bestaat over het hotelgebruik binnen Sabic, het hotelprogramma mondiaal zal worden uitgerold bij alle divisies van het van oorsprong Arabische bedrijf. Dit betekent dat in potentie honderden miljoenen dollars kunnen worden bespaard. Van den Durpel: "Als ik heel optimistisch ben, dan realiseren we een besparing van 15 procent. Minstens 10 procent moet zeker lukken. Dat zijn grote bedragen, ja, al moet je in gedachten houden dat we bij Sabic Innovative Plastics dit jaar 56 procent minder hebben uitgegeven aan zakelijk reizen. Belangrijker dan het realiseren van besparingen vind ik echter dat er gebruik wordt gemaakt van het hotelprogramma en ik kan meten wat er door wie wordt uitgegeven bij welke leveranciers."

Voor wie net als Van den Durpel succesvol zijn hotelprogramma wil managen, heeft CWT een aantal tips:

1. Consolidatie van data voor optimale hotelinkoop

Door de mondiale hoteldata van reisagenten, creditcardmaatschappijen en hotelleveranciers te consolideren, zet je de eerste stap in het vaststellen van het totale volume en verbeter je de inkoopkracht.

2. Onderhandel met een beperkt aantal leveranciers

Voor het beste resultaat moeten bedrijven een 'request for proposal' (RFP) uitschrijven naar zowel hotelketens als onafhankelijke hotels. De prijs die je betaalt hangt immers af van het aantal hotelnachten dat je per jaar afneemt, ongeacht of het om een accommodatie van een keten gaat of een onafhankelijk hotel. Door met een beperkt aantal leveranciers te werken, heb je bovendien een groter volume per hotel te bieden, wat weer resulteert in hogere kortingen. Uit onderzoek van CWT blijkt dat consolidatie van de hotelinkoop resulteert in besparingen van gemiddeld 6,5 procent tot 12 procent in het eerste jaar na invoering.

3. Controleer de tarieven die worden geladen in de GDS'en

CWT waarschuwt voor het verschijnsel 'rate squatting', wat betekent dat hotels waarmee geen prijsafspraken zijn gemaakt toch hun tarieven laden in de computerreserveringssystemen (GDS'en).

4. Laat reizigers hotels boeken via de self-booking tool of de reisagent

Reizigers die afwijken van het reisbeleid houden er geen rekening mee dat het bedrijf korting misloopt wanneer het afgesproken volume niet wordt behaald. Bovendien is er een veiligheidsaspect: reizigers die op eigen houtje een hotel boeken, zijn in geval van nood niet zo gemakkelijk op te sporen. Om navolging van het reisbeleid af te dwingen, heeft de travel manager verschillende mogelijkheden, aldus CWT, waaronder: interne communicatie en training over het reisbeleid; actie ondernemen tegen reizigers die zich niet aan het reisbeleid houden; declaraties van niet-gecontracteerde hotels weigeren; en na een vliegticketboeking automatisch doorlinken naar de hotelpagina in het online booking systeem.

5. Pas het hotelprogramma aan om de navolging te verbeteren