04-10-2011 :Verslag conferentie GBTA in Noordwijk
Om het draagvlak voor travel management te vergroten is het niet alleen belangrijk om het senior management bij het zakelijk reizen te betrekken, maar ook andere afdelingen binnen het bedrijf. Die stakeholders - de zogenaamde ‘derde dimensie’ stonden centraal tijdens de jaarlijkse conferentie van GBTA Europe, de travelmanagementvereniging die mede door de NATM is opgericht, in Noordwijk. Chani Honig is als Global Commodity manager bij Intel onder andere verantwoordelijk voor de inkoop van zakenreizen. Door de opzet van het reisprogramma heeft zij snel geleerd om te gaan met de derde dimensie. “Bij Intel is de afdeling HR verantwoordelijk voor het reisbeleid en de reiziger. Ik heb als taak de inkoopstrategie te managen, leveranciers te selecteren en de kosten te beheersen. Juist door deze verdeling is het belangrijk dat we nauw samenwerken. HR is mijn belangrijkste klant. Om zowel de doelstellingen van HR als van Procurement te bereiken, moeten we regelmatig met elkaar rond de tafel gaan zitten. In de kern gaat het erom de kosten onder controle te houden zonder het menselijk comfort teniet te doen. Door met één stem te spreken, voorkom je verwarring binnen het bedrijf.”
Er zijn meer disciplines binnen een bedrijf die te maken hebben met zakenreizen. Bij KPMG is Jerry Nelson verantwoordelijk voor het security risk management. Zoals de recente natuurrampen en politieke onrust her en der hebben aangetoond, is Nelsons werk niet onbelangrijk voor de zakenreiziger. “Ik heb in 2006 het veiligheidsbeleid op poten gezet bij KPMG,” zegt Nelson. “De directe aanleiding was dat we actief werden in Irak. Natuurlijk overlegde ik ook met de zakenreisafdeling. Waar ik het had over beschermingsteams en gepantserde voertuigen, strooiden zij met termen als PNR en GDS’en. We zaten aanvankelijk niet op één lijn. Het vergde van beide kanten een aanpassing, maar we zijn door goed te communiceren eruit gekomen.”
Wat Nelsons werk bemoeilijkt, is dat zakenreizigers de risico’s op sommige bestemmingen onderschatten. “Ik schep de voorwaarden die reizen naar risicogebieden mogelijk maakt, maar sommige mensen vinden dat ik ze afrem in hun plannen. Laatst zei een medewerker: ‘Ik ben al eens eerder in Irak geweest. Ik weet de weg in de groene zone en dus heb ik geen beveiliging nodig.’ Mijn antwoord: ‘Dat heb je wel.’ Het bedrijf heeft zorgplicht en het is mijn taak om medewerkers veilig door vijandige omgevingen te loodsen.”
Maar hoe zorg je voor een goed gebriefte medewerker zonder ze doodsbang te maken? “Ik vind mezelf niet eng,” grapt Nelson. “Wat ik zeg, is: ‘Dit is de situatie op de grond, jij wilt van gebouw a naar gebouw b en dat doe je op deze manier.’ Ik help de medewerkers met een strategie waarmee je risico’s mijdt. Dat is niet eng, maar verstandig.”
Nu één op de vier mensen wereldwijd een smartphone heeft - en dat aantal ligt nog veel hoger onder zakenreizigers - krijgt de IT-afdeling eveneens te maken met het reisbeleid. Kaveh Djavaherian, senior manager Strategy & Architecture van AstraZeneca, geeft richting aan het IT-beleid van het farmaceutische bedrijf. “Mijn uitdaging is tweeledig: het toepassen van nieuwe technologieën binnen de organisatie en het vervullen van de behoeften van de verschillende doelgroepen - van babyboomers tot de generaties x, y en z - met variërende behendigheidsniveaus.”
Djavaherian erkent dat de technologische evolutie binnen AstraZeneca wordt gedreven door de ontwikkelingen op de consumentenmarkt. “Mensen willen in hun werk dezelfde naadloze connecties die ze thuis gewend zijn. Dat moeten we in de organisatie in zien te passen. Inspelen op het snel veranderende IT-landschap is ook belangrijk bij het werven van nieuwe mensen. Voor de nieuwe generatie medewerkers, die net van school komt, is e-mail iets van tien jaar geleden. Als je geen ‘direct messaging’ aanbiedt, ben je geen aantrekkelijke werkgever.”
Belangrijke randvoorwaarde is het waarborgen van de beveiliging van het dataverkeer en de privacy van de medewerker. “Dat betekent dat niet alles wat de medewerker wil, mogelijk is. Om met Nelson te spreken: ik schep dus niet alleen voorwaarden, ik rem ook af.”
Djavaherian is het tot slot met Honig en Nelson eens dat regelmatige communicatie met andere stakeholders de beste manier is om relaties te onderhouden. “Als je in je eigen wereldje blijft hangen, mis je een heleboel handige innovaties die het bedrijf ten goede kunnen komen.”
bron: zakenreis.nl