Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in comments
Search in excerpt
Search in posts
Search in pages
Search in groups
Search in users
Search in forums
Filter by Categories
Airlines
Business
Change en Innovatie
Data security
Duty of Care
Educatie
Events
GBTA
Geen categorie
Hotels
Meeting management
NATM Board
NDC
Prijsonderhandelingen
Research
Risk management
Sponsors
Strategisch meeting management
Sustainability
Technologie
TMC
Travel
Travel apps
Travel expense
Travel Mobile Strategy
Travel Policy
Traveller Engagement
Trein
Trends
Visa
European Industry Associations Statement
juni 24, 2020
0

 

 

 

 

 

GBTA’s European partner associations are aware of the investigation currently taking place in the US following the allegations made in the trade press. Any reports of misogyny, sexism, racism or bullying are a major concern to our members. The language used in an email from the GBTA CEO to staff was alarming, and we are understandably worried about other claims made about the conduct of the association’s leadership. We will await the outcome of the investigation before making any further comment. Rest assured, we are in dialogue with the GBTA Board and will keep our members informed of any relevant developments.

Anne Mette Berg - General Manager, Danish Business Travel Association (DBTA)
Sari Viljamaa - Managing Director, Finnish Business Travel Association (FBTA)
Scott Davies - CEO,  Institute of Travel Management (ITM)
Odete Pimenta da Silva - Managing Director, Netherlands Association for Travel Management (NATM)
Jan Henrik Ulvatne, General Manager, Norwegian Business Travel Association (NBTA)
Lotten Fowler - General Manager, Swedish Business Travel Association (SBTA)
Hans-Ingo Biehl - Executive Director, Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)

Meetingselect lanceert algoritme voor Social distancing op 1,5 meter

Meetingselect bereidt zich voor op de toekomst na COVID-19 met nieuwe functionaliteit Social distancing op 1,5 meter

Deze functionaliteit biedt meeting planners het hulpmiddel bij het boeken van vergaderlocaties en congreshotels waarbij deelnemers met gepaste en veilige afstand bijeenkomen in de gewenste zaalopstelling.

Meetingselect, het platform voor het online boeken, beheren en betalen van vergaderlocaties en congreshotels wereldwijd, heeft een nieuwe zoekfunctionaliteit ontwikkeld voor Social distancing op 1,5 meter oftewel Distance Seating om ervoor te zorgen dat deelnemers van vergaderingen weer veilig bijeenkomen in overeenstemming met zowel de voorschriften van het eigen bedrijf alsook de nieuwe regels vanuit de overheid per land.

In samenwerking met grote hotelketens heeft het Nederlandse bedrijf een nieuw algoritme ontwikkeld om de complexiteit van de afstandseisen per type zaalopstelling en per locatie te berekenen op basis van de regelgeving van het desbetreffende land.

Op basis van de voorkeur van de boeker voor de opstelling (bv. U-vorm, Boardroom, Theater of Schoolopstelling) en de sociale afstandsvereisten, zal de software automatisch locaties en vergaderruimten voorstellen die hieraan voldoen, waardoor het zoeken en aanvragen van offertes minder tijdrovend is.

Meetingselect is het eerste online meetings management platform geweest die reeds sinds de start van het bedrijf in 2007 haar klanten een Duty of Care Tool voor Meetings & Events aanbiedt waarmee Travel Managers, Inkopers en HR Directeuren 24/7 kunnen zien waar hun medewerkers waar ook ter wereld vergaderen.

Tijdens de eerste weken van de COVID-19 pandemie heeft Meetingselect intensief contact gehad met boekers en locaties om ervoor te zorgen dat de geboekte vergaderingen naar nieuwe data verplaatst konden worden.

Mede door de langdurige relaties en het hoge volume in de vergaderbranche heeft Meetingselect tijdens de COVID-19 crisis, besparingen tot wel 70% voor klanten kunnen realiseren”, zegt Anouk Roohé, medeoprichter van Meetingselect.

Toen klanten massaal vergaderingen en groepsboekingen moesten annuleren, zijn we gezamenlijk met de hotel -en meeting industrie in contact getreden om de beste situaties voor locaties en klanten te realiseren. Klanten zien met 1 druk op de knop waar al hun bijeenkomsten geboekt zijn en hoeveel besparingen zijn gerealiseerd. Ook zien wij sinds vorige week weer een toename van het aantal externe vergaderingen wat positief nieuws is voor onze branche.

De nieuwe functionaliteit Social Distancing is vanaf vandaag beschikbaar.

Coronacrisis: HRS regelt hotelkamers als dagkantoor

De creatieve nieuwe aanpak van het online boekingsplatform van HRS biedt allerlei voordelen voor bedrijven en hun werknemers, én voor hotels.

Amsterdam, 18 mei 2020HRS, de toonaangevende aanbieder van hoteloplossingen voor zakenreizigers, breidt het MeWork-initiatief deze week uit tot buiten Duitsland. Bedrijven en hun werknemers wereldwijd kunnen nu boekingen doen bij hotels die kamers overdag als kantoorruimte aanbieden. HRS zet zijn technologie en relaties met hotels in om te voorzien in de nieuwe behoeften die bedrijven hebben vanwege de COVID-19-pandemie. Zo regelt het bedrijf hotelkamers als rustige plek om overdag te werken. Onder het MeWork-programma worden hotels gezocht waar bedrijven voor hun medewerkers een kamer kunnen boeken tegen het dagtarief. Voor deze service worden geen kosten berekend.

Voor het MeWork-initiatief wordt nauw samengewerkt met hoteliers, die steeds meer openstaan voor de verhuur van dagkamers. De bezettingsgraad van hotels is dramatisch gedaald door COVID-19. Beheerders bedenken dan ook creatieve oplossingen om elk type gast te kunnen verwelkomen, zeker nu hotels langzaamaan weer hun deuren openen. Dagkamers met diverse tijdvakken werden voorheen voornamelijk geboden bij enkele vestigingen van grote hotelketens in steden en op luchthavens. Nu de bezettingsgraad historisch laag is en er strenge hygiëneprotocollen gelden, bieden hotels van Los Angeles tot New York en van Europa tot Azië steeds meer kamers aan tegen dagtarief.

HRS overlegt voortdurend met klanten en heeft vorige maand in het thuisland Duitsland het MeWork-initiatief gelanceerd. Dit initiatief werd door zowel bedrijven als hotels positief ontvangen. Daarom gaat HRS het programma wereldwijd aanbieden. Bedrijven hoeven geen klant van HRS te zijn om deel te nemen.

Bewezen online automatisering en boeking maken MeWork handig voor bedrijfsmedewerkers
De werkwijze? HRS zoekt geschikte hotels op locaties met een gunstige ligging voor bedrijven. Bij het beoordelen van een hotel kijkt HRS vooral of het verscherpte veiligheids- en hygiëneprotocollen hanteert en of het aan de regelgeving voor social distancing voldoet. Ook wordt er gekeken naar dagelijkse behoeften van medewerkers, zoals snelle wifi, een printer en zelfs de beschikbaarheid van eten en drinken.

Deelnemende hoteliers verplichten zich om het gebruikelijke tarief voor een overnachting als dagtarief te rekenen. Het dagtarief is geldig van 's morgens tot 's avonds, dus niet vanaf het inchecken 's middags tot het uitchecken de volgende ochtend, zoals normaal gesproken het geval is. Voor de lange termijn hopen hoteliers op deze manier potentiële gasten te winnen met de kwaliteit van hun kamers en service. Op den duur zou dit kunnen leiden tot een groter aantal boekingen in deze competitieve branche.

Bedrijven die werknemers deze optie willen bieden, kunnen een e-mail sturen naar MeWork@hrs.com. Verzoeken worden snel doorgegeven aan de betreffende regionale zoekteams van HRS wereldwijd. Bedrijven hoeven geen klant van HRS te zijn om deel te nemen. Bedrijven moeten de volgende informatie vermelden:

  • Aantal gezochte kamers op elke locatie
  • Speciale werkplekvereisten naast een bureau en wifi

Het wereldwijde zoekteam van HRS zoekt vervolgens potentieel geschikte hotels met dagtarieven en faciliteiten die aan de vereisten van het bedrijf voldoen. De vooraf geselecteerde MeWork-hotels worden vervolgens beschikbaar gemaakt voor medewerkers, zodat zij via een persoonlijke reserveringslink kunnen boeken.

NATM Academy – Educationals Personal Development
januari 10, 2020
0

EDUCATIONAL WORKSHOP | PERSONAL DEVELOPMENT
‘WORK SMARTER, NOT HARDER’- Work efficient, get the best results

6 March 2020 | 09.00 – 13.00 hrs
17 April 2020     | 09.00 – 13.00 hrs

This workshop gives you insights on how to determine your priorities. You learn how to expand your influence on yourself and your surroundings. You will create an overview of those disturbances and pitfalls in your personality, which make it difficult to stick to your plans and reach your goals. You will develop strategies to eliminate them. Further you acquire a lot of tips and tricks to become more effective and efficiently in managing your work and your time. You will develop a pleasant work structure, which creates control, overview and provides you with peace of mind.

This workshop consists of two meetings with a duration of 4 hours each. At the end of the workshop you have created a valuable and attractive personal action plan which helps you to work more efficient and effective in achieving your goals. The workshop is set to provide you of the necessary tooling to diminish stress and experience even more pleasure in both your work and your personal life!

Who Should Take this Course?
The NATM ACADEMY initially has its focus on educational training programs for its Direct Members, i.e. (corporate) Travel Managers and Directors, Facility, Risk Management, Procurement, HR or Financial Managers overseeing travel. For this occasion the NATM Academy is also open for industry sales persons, non-members looking for a solid foundation in personal development. Participants will gain a better understanding of time management, efficiency and setting priorities to achieve your goals.

Registration fee - special offer
€ 199,-- for NATM Members
€ 280,-- for colleagues of NATM Direct Members
€ 420,-- for colleagues of NATM Allied Members
€ 720,-- non-Members

Prices are excluding VAT, for two workshops of 4 hours each, materials & lunch included.

Venue in Amsterdam area.

How can you register or request more information? 
Members and non-members can do this by sending an e-mail to: secretariaat@natm.nl.Please provide the following information when registering: name, job title, company name and contact details such as email address and telephone number.


EDUCATIONAL WORKSHOP | PERSONAL DEVELOPMENT
‘CAN YOU JUGGLE IT ALL?’The optimal work/life balance

29 May 2020 | 09.00 – 13.30 hrs

Most people feel like they are being chased by daily priorities. We feel obliged to ourselves and to others to do tons of things which sometimes turn out to be impossible to combine. Work, kids, household, family, friends, hobbies, studies and/or voluntary jobs: all these aspects of your life require time and attention.

How do you juggle it all? In this workshop you will be provided with a lot of food for thought on the value of your time and your priorities.
You will receive a lot of practical tips to make everyday life less complicated, more relaxed and pleasurable. The result? More energy, fun and happiness in both your work and your life!

Who Should Take this Course?
The NATM ACADEMY initially has its focus on educational training programs for its Direct Members, i.e. (corporate) Travel Managers and Directors, Facility, Risk Management, Procurement, HR or Financial Managers overseeing travel. For this occasion the NATM Academy is also open for industry sales persons, non-members looking for a solid foundation in personal development. Participants will gain a better understanding of time management, efficiency and setting priorities to achieve your goals.

Registration fee
€ 160,-- for NATM Members
€ 160,-- for colleagues of NATM Direct Members
€ 305,-- for colleagues of NATM Allied Members
€ 599,-- non-Members

Prices are excluding VAT, including materials & lunch.

Venue in Amsterdam area.

How can you register or request more information?
Members and non-members can do this by sending an e-mail to: secretariaat@natm.nl.Please provide the following information when registering: name, job title, company name and contact details such as email address and telephone number.


EDUCATIONAL WORKSHOP | PERSONAL DEVELOPMENT
‘TIME FOR VITALITY’ – More energy and less stress

 26 June 2020 | 09.00 – 13.30 hrs

During this entertaining workshop you explore your personal energy management. What is costing and what provides you with energy? This practical workshop contains a lot of information on all mental and physical aspects of energy, work pressure and stress. You will receive much valuable knowledge and a lot of smart tools which make it possible for you to positively influence your productivity and your energy level. After this workshop you will be much better equipped to successfully cope with daily matters in both your work and private life.

Who Should Take this Course?
The NATM ACADEMY initially has its focus on educational training programs for its Direct Members, i.e. (corporate) Travel Managers and Directors, Facility, Risk Management, Procurement, HR or Financial Managers overseeing travel. For this occasion the NATM Academy is also open for industry sales persons, non-members looking for a solid foundation in personal development. Participants will gain a better understanding of how to successfully cope with daily matters in both your work and private life.

Registration fee 
€ 160,-- for NATM Members
€ 160,-- for colleagues of NATM Direct Members
€ 305,-- for colleagues of NATM Allied Members
€ 599,-- non-Members

Prices are excluding VAT, including materials & lunch

Venue in Amsterdam area.

How can you register or request more information?
Members and non-members can do this by sending an e-mail to: secretariaat@natm.nl.Please provide the following information when registering: name, job title, company name and contact details such as email address and telephone number.

Nomineer HIER jouw kandidaat voor de Sustainable Business Travel Award 2020

In november 2020 zal voor de derde keer de jaarlijkse Sustainable Business Travel Award worden uitgereikt aan de Travel Manager die op het terrein van Duurzaam Zakelijk Reizen de meest onderscheidende bijdrage heeft geleverd. Het doel van deze award is om Duurzaam Zakelijk Reizen onder de aandacht brengen van en te stimuleren bij Travel Managers in Nederland.

De Sustainable Business Travel Award is een partnership tussen NATM, Climate Neutral Group en Thalys International, waarbij betrokken partijen hun beschikbare kennis en kanalen op het gebied van respectievelijk travel management en duurzaamheid zoveel mogelijk zullen inzetten.

Op het gebied van duurzaam zakenreizen valt nog veel te winnen en omdat zelfs kleine stappen bijdragen is er bewust voor gekozen om geen absolute, maar relatieve criteria te hanteren. Op deze manier wordt de duurzame inspanning van een Travel Manager persoonlijk beloond.

Criteria
Bij de beoordeling van de duurzame inspanning wordt qua inhoud gekeken naar:
→ Planet: o.a. klimaat (CO2-emissies van reis & verblijf)
→ People: o.a. medewerker welzijn en mensenrechten
→ Profit: o.a. demand management en smarter travel

En qua persoon naar:
→ Impact: wat is het concrete resultaat?
→ Daadkracht: wat is de invloed van de Travel Manager?
→ Visie & ambitie: is er een toekomstgericht duurzaam beleid?

Procedure

  • Iedereen mag Travel Managers nomineren voorzien van een motivatie (max. 350 woorden) via onderstaand nominatie formulier (tot 7 november 2020).
  • Een Travel Manager mag ook zichzelf nomineren.
  • De vakjury stelt een lijst van 3 genomineerden op en deze wordt tijdens de bijeenkomst gepubliceerd.
  • De genomineerden krijgen persoonlijk bericht dat ze zijn genomineerd. Genomineerden, niet lid van de vereniging, worden persoonlijk uitgenodigd om deze bijeenkomst bij te wonen.
  • Tijdens de ledenbijeenkomst worden de genomineerden a.d.h.v. een samenvatting van het jury oordeel voorgedragen aan de aanwezigen, die vervolgens hun stem kunnen uitbrengen.
  • Uitreiking van de Award vindt plaats aan de genomineerde met de meeste stemmen, waarbij de stemmen van de jury en van de aanwezigen ieder voor 50% meewegen.
  • De leden van de vakjury zijn uitgesloten van deelname.
  • Over de uitslag van de vakjury kan niet worden gecorrespondeerd.

Vakjury
Voorzitter namens NATM (Odete Pimenta da Silva), direct member van de NATM (Interface), allied members van de NATM (Climate Neutral Group en Thalys International), Manuschka Hundepool (Zakenreis). Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Prijs
De winnaar ontvangt een wisseltrofee en daarnaast ontvangt de winnaar nog een persoonlijke prijs. De wisseltrofee blijft in het bezit van de winnaar voor de duur van 1 jaar.

NOMINATION FORM SUSTAINABLE BUSINESS TRAVEL AWARD

NOMINEE:

Company *

First name *

Insertion

Last name *

Function *

Email *

Motivation nomination *

(max. 350 words)

NOMINATED BY:

Company *

First name *

Insertion

Last name *

Function *

Email *

* required

NATM Academy 2020-2021

The NATM Academy focuses on the development of professionals within their field of expertise. In addition to the events organized by NATM, we do this by means of trainings in which real success stories can be made. In this way NATM makes a direct contribution to the professionalisation of professionals at every stage of their career. Whether you are a starter in corporate business travel or if you already have several years of experience, the NATM Academy guarantees 'a lifelong learning'.

In order to provide the NATM members with the best education in the area of business travel management in the broadest sense, and to offer its members with certified educational programs, NATM has decided to partner with Breda Business School - University of Applied Sciences.

Are you interested in participating in this year’s educational streams? Connect to the NATM and ask for the brochure. All it requires is to drop a short email to secretariaat@natm.nl.

A discount is applicable to members and those non-buyer members who sign up for a full membership as per 1 July 2020 latest.

Testimonial alumni:
The NATM Academy is educational, interesting and dynamic, not in the least due to the input and knowledge of Professor Herman Mensink and Odete Pimenta da Silva from NATM.
The practical approach is not lost sight of. The structure of the small group is very appealing so that there is plenty of room for depth in the relevant topics and discussion. Every time I looked forward to the next module!
Lydia de Kousemaeker;  FUJIFILM EUROPE BV; Strategic Buyer & Travel management 

Registration is required 1 September latest.

Industry specific Training Program [basis] - 3 days in total

Industry specific Training Program [advanced] - 4 days in total

General Management Training Programs [advanced] - 2 days in total

The program starts in October 2020. All relevant details are in the brochure which is available at the NATM secretariat by sending an email to secretariaat@natm.nl.

The timetable to be scheduled based on the number of registrations and availability by final decision of NATM/BUas.

Het nieuwe normaal in de hotelbranche
januari 10, 2020
0

De hotelindustrie bereidt zich voor op ‘het nieuwe normaal’ na de coronacrisis. In de eerste online InnerCircle Session van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM) wisselden travel managers en hoteliers van gedachten over hoe zakenreizigers na de lockdown in een coronavrij-hotel kunnen overnachten.

Op verzoek van de NATM schetste NH Hotel Group een beeld van de huidige situatie in de hotelbranche. Dit diende als uitgangspunt voor een discussie over de maatregelen die hotels nemen om te opereren in het post-coronatijdperk en hoe travel managers hun nieuwe hotelbeleid kunnen vormgeven zodra zakenreizen weer opstarten.

“De impact van het coronavirus op de hotelindustrie is immens groot,” zegt Jeroen Renders, verkoopdirecteur NH Hotel Group in Nederland, Groot-Brittannië en Ierland. “Van de 40 hotels in mijn regio zijn er slechts twee beperkt open, met name om airline crew onderdak te geven. We bereiden ons voor op hoe we onze hotels kunnen heropenen, op basis van verschillende scenario’s en verschillende tijdschema’s. Daarbij zijn we afhankelijk van de maatregelen die de lokale overheden nemen. Binnen de EU zijn er grote verschillen; in het ene land geldt bijvoorbeeld 1,5 meter afstand, elders is dat 1,8 of 2 meter. We verwachten dat de binnenlandse vraag als eerste weer op gang komt, vanaf juni. Internationale (zaken)reizen zullen naar onze verwachting pas in september langzaam aantrekken. We hopen dat in 2021 mensen weer vrij kunnen reizen naar de meeste bestemmingen.”

Certificaat voor virusvrij hotel
NH Hotel Group ontwikkelt samen met veiligheidsbedrijf SGS een protocol voor haar hotels, waarbij Safety & Security & Cleanliness centraal staan. “Alle touchpoints worden onder de loep genomen,” zegt Renders. “Net zoals in winkels en supermarkten kijken we naar veilige looproutes, aparte rijen bij de receptie en liftgebruik is beperkt tot één hotelgast. Het Food & Beverage-concept gaat eveneens op de schop – buffetten worden bijvoorbeeld afgeschaft.”

Ook andere hotelketens nemen veiligheidsconsultants in de arm om zich ervan te verzekeren dat hun hotels coronavrij zijn en blijven. Accor werkt samen met Bureau Veritas, Hilton met RB/Lysol en de Mayo Clinic, en Marriott heeft een Global Cleanliness Council opgericht.

“Het zou prettig zijn als er wereldwijd één certificering kwam waardoor wij weten dat een hotel voldoet aan de noodzakelijke hygiënische voorzorgsmaatregelen,” aldus de travel manager van een multinational.
“Mee eens,’ antwoordt Jeroen Renders van NH Hotel Group. “Een wereldwijd keurmerk voor ‘virusvrij hotel’ verdient de voorkeur. Op dit moment moeten wij echter roeien met de riemen die we hebben en zijn we aangewezen op specialisten die nu wat voor ons kunnen betekenen. Zodra onze hotels open mogen van de diverse lokale overheden, willen wij daar ook klaar voor zijn.”

Zakenreisbudgetten fors gedaald
Het is wisselend hoe de medewerkers zelf tegen zakenreizen aankijken, zegt de travel manager die verantwoordelijk is voor de regio EMEA (Europa, Midden-Oosten en Afrika) van een farmaceutisch bedrijf. “We hebben via Yammer onderzoek gedaan onder 600 zakenreizigers en er is grote verdeeldheid. Sommigen denken wel twee keer na voordat ze weer gaan reizen, anderen kunnen niet wachten totdat het zover is. Vergeet niet: mensen zijn social creatures by nature.”

In het algemeen verwachten de deelnemers aan de NATM InnerCircle Session dat na de zomer het zakelijk leven weer op gang komt, ook internationaal. Maar ook al is vliegen en slapen in hotels weer volop mogelijk, dat betekent niet dat er weer volop wordt gereisd.

“Onze productie is tot 80 procent gedaald” zegt de travel manager van een fabrikant. “Reizen naar Azië zijn gestaakt, alleen binnen Europa vinden nog business critical reizen plaats. Ook de reisbudgetten van volgend jaar zullen ver onder het niveau van 2018 liggen. Maar na bijna twee maanden vanuit huis werken, is ook het besef dat face-to-face meetings lang niet altijd noodzakelijk zijn. Zelfs onze ingenieurs overleggen via Zoom.”

Een van de travel managers geeft aan dat de reisbudgetten voor het derde en vierde kwartaal ongeveer zijn gehalveerd. “Het is aan de business units om te bepalen hoe zij dat geld aanwenden. Daarbij moet een weloverwogen afweging worden gemaakt tussen geld besparen en veiligheid. Airbnb mag sowieso niet bij ons.”

Minder zakenreizen, hogere kosten
Ook de travel manager uit de farmaceutische industrie verwacht dat het aantal zakenreizen fors zal afnemen. “In landen die heel zwaar getroffen zijn door het coronavirus – zoals Italië en Spanje – hebben artsen hun handen vol met patiëntenzorg. Artsenbezoeken staan daarom voorlopig niet op onze agenda. Zodra het mogelijk is, zullen we in eerste instantie beginnen met reizen voor clinical trials en daarna met interne zakenreizen.”

Zij vraagt zich af of door de maatregelen rondom social distancing de zakenreiskosten omhoog zullen schieten. “In de Verenigde Staten hanteren sommige hotels die nog wel open zijn, de regel dat na ieder verblijf een kamer 24 uur niet wordt betreden en daarna volledig wordt ontsmet. Dat zal een enorme impact hebben op het verdienmodel van een hotel.”

Op de kantoren van travel managers gelden eveneens strikte veiligheidsmaatregelen. “Al onze vestigingen staan op de zogenoemde weekendstand; je moet je van tevoren aanmelden en registreren,” zegt de travel manager van een consultancybedrijf. “In principe zijn de kantoren alleen opengesteld voor degenen die thuis kampen met een onwerkbare situatie, bijvoorbeeld een jong gezin dat met twee kleine kinderen op 50 vierkante meter woont. Wij zijn druk bezig op een geselecteerde verdiepingen werkplekken te creëren met 1,5 meter afstand, gescheiden door plexiglas schermen. Daarnaast is er extra schoonmaak, inclusief het desinfecteren van toetsenborden. Ook onderzoeken we gebruik van een app om je te kunnen inschrijven om zo’n werkplek te reserveren.”

MICE-mogelijkheden zijn beperkt
Op het gebied van Meetings, Incentives Conferenties & Evenementen (MICE) ligt vooralsnog alles stil. “Hoe ga je bijeenkomsten voor 50 mensen organiseren met 1,5 meter afstand ertussen?” vraagt een van de deelnemers aan de online-sessie zich af? “Er zijn in Nederland niet zoveel grote locaties waar dit mogelijk is.”

“Ik verwacht dat in de komende maanden met name vraag naar bijeenkomsten voor kleine groepen zal zijn, tot 20 personen,” zegt Jeroen Renders van NH Hotel Group. “De mogelijkheden tot interacties zijn beperkt. Opdrachtgevers zullen hun content daarop moeten afstemmen.”

Vaststaat dat prijsafspraken op basis van volume of marktaandeel tussen leveranciers en corporates dit jaar de prullenmand in kunnen. En een gedegen reisprogramma schrijven voor 2021 zal lastig zijn met alle onzekerheden van nu. Deze situatie vraagt om een andere wijze van samenwerken tussen corporates en leveranciers.

“Ook al worden de reisbudgetten gekort, wij moeten als bedrijf wel onze verantwoordelijkheid nemen,” zegt een van de travel managers. “Wij kunnen ons niet permitteren dat een medewerker op reis het coronavirus oploopt doordat een geselecteerd hotel niet voldoet aan de eisen op het gebied van hygiëne. Een hotelcertificaat dat garant staat voor de veiligheid en gezondheid zal helpen het vertrouwen van de corporates te winnen.”

De volgende InnerCircle Session – met luchtvaartmaatschappijen – is op donderdag 7 mei. Op 14 mei staat een InnerCircle Session van de NATM met TMC’s & GDS’en gepland.

The Permissible Travel Framework
januari 10, 2020
0
NATM | Netherlands Association for Travel Management is proud to announce that Caroline Strachan of FESTIVE ROAD will join our Travel Buyers Q&A Session on Festive Road's Framework to Permissible Travel on Monday 11 May 2020 @15.00-16.00 hours CET.
Waken voor mentale gezondheid zakenreizigers

Frequente zakenreizigers die nu noodgedwongen vanuit huis werken, kunnen last krijgen van psychische problemen. Hiervoor waarschuwt Matthew Holman van Simpila Healthy Solutions, tijdens een educatieve online-sessie voor travel managers van de NATM.

De road warriors van een paar maanden geleden zitten door de coronacrisis opeens thuis en maken dagelijks onderdeel uit van het gezinsleven. Het ‘normale’ sociale en werkleven is uit balans en dat vergt aanpassingen van iedereen. Denk bijvoorbeeld aan kinderen die thuisonderwijs krijgen, terwijl van een of beide ouders wordt verwacht dat zij gewoon doorwerken vanuit huis.

Ook in deze tijd, waarin er praktisch helemaal niet wordt gereisd, is Duty of Care, de wettelijke zorgplicht van bedrijven voor hun medewerkers, onverminderd van kracht. Matthew Holman, eigenaar en oprichter van Simpila Healthy Solutions, spoort travel managers daarom aan op alert te zijn op de mentale gezondheid van hun zakenreizigers. “Ook al ben je niet besmet met COVID-19 en heb je geen fysieke klachten, dan nog kan het virus zorgen voor gezondheidsklachten,” zegt Holman. “De mentale gezondheid van zakenreizigers staat onder druk. Spanningen binnen het gezin en angst vanwege het risico op baanverlies zorgen voor onzekerheid en stress. Zelfs depressies liggen op de loer. Mensen die alleen wonen, en nu dus ook werken, kunnen geïsoleerd raken en eenzaam worden.”

Tijdens de eerste online NATM-bijeenkomst vorige week, gaf Holman travel managers inzichten en handvatten hoe zij hun eigen mentale gezondheid kunnen managen, maar ook die van hun reizigers.

“Conform de richtlijnen van het RIVM hebben wij onze ledenbijeenkomst van 15 april afgelast,” zegt Odete Pimenta da Silva, directeur van de belangenvereniging voor travel management. “Totdat fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn, zal de NATM travel managers en travel buyers via online events op de hoogte blijven brengen van ontwikkelingen en content die voor hen van belang is. De volgende virtuele bijeenkomst heeft plaats op 15 april en een derde volgt eind april of begin mei. Vanwege de uitzonderlijke situatie waarin wij ons bevinden, kunnen ook travel managers die geen lid zijn van de NATM zich inschrijven voor deze online-sessies”

Travel managers doen er goed aan om in deze periode het reisbeleid van hun bedrijf te evalueren. En – indien noodzajelijk – het reisprogramma dusdanig aan te passen, dat de zakenreizigers weten dat hun bedrijf waakt voor hun fysieke én mentale gezondheid, vindt Pimenta da Silva. “Veiligheid, tracking & tracing en zorg onderweg moeten zijn gewaarborgd voordat bedrijven hun medewerkers weer op pad sturen. Zodra dit überhaupt weer veilig is volgens het reisadvies van Buitenlandse Zaken.”

Simpila Healthy Solutions faciliteert in deze COVID-19 periode online events van 60 minuten tegen een gereduceerd tarief van 10 Britse pond ex btw (zie www.simpila.com/find-a-course).

Bedrijfsleven neemt zorgplicht serieus

De meeste Nederlandse bedrijven hebben in maart bijna al hun zakenreizen wereldwijd afgelast of uitgesteld. Slechts 15 procent verwacht dat na de coronacrisis het zakelijk reizen onmiddellijk weer op gang zal komen. Dit blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Associatie voor Travel management (NATM) onder haar leden.

NATM peilt regelmatig de stand van zaken bij de travel managers en zakenreisinkopers die lid zijn van de branchevereniging. “Bijna alle aangesloten bedrijven zijn geraakt door de coronacrisis, variërend van ‘significant’ (54 procent) tot ‘matig’ (23 procent),” zegt Odete Pimenta da Silva, directeur van de NATM. “Bij slechts 8 procent van de bedrijven heeft de coronacrisis ‘geen impact’ gehad en 15 procent geeft aan daar nog geen kijk op te hebben.”

Geplande vergaderingen, evenementen en conferenties zijn op grote schaal geannuleerd, uitgesteld of verplaatst naar een andere locatie. Bijna een derde (32 procent) van de zakenreisprofessionals geeft aan dat ‘alle’ reizen en bijeenkomsten zijn geannuleerd, bij 62 procent geldt dat voor ‘veel’ meetings.

Op de vraag welke acties hun bedrijf heeft ondernomen om hun medewerkers tegen COVID-19 te beschermen antwoorden de travel managers en zakenreisinkopers:

100 %     Beleid ingesteld om werken vanuit huis mogelijk te maken
89 %       Noodplannen ontwikkeld voor de continuïteit in de werkzaamheden, zoals meer teleconferenties en videovergaderingen
89 %       Voorziening van up-to-date gezondheids- en veiligheidsinformatie
78 %       Alle reizen opgeschort
78 %       Het aantal medewerkers dat op kantoor werkzaam is beperken
33 %       Tijdelijk gesloten met uitzondering van vitale afdelingen
22 %       Kantoor volledig gesloten
22 %       Sommige medewerkers naar andere locaties verplaatst
0 %         Niets is veranderd

Als gevolg van het coronavirus heeft 85 procent van de respondenten het reis- en veiligheidsbeleid van hun bedrijf of organisatie aangepast en 77 procent geeft aan dat er nieuwe goedkeuringsprocedures zijn ingesteld.

“Wij merken bij onze leden dat Duty of Care al een tijd hoog op de agenda staat, niet in de laatste plaats omdat bedrijven een wettelijke zorgplicht hebben voor hun (reizende) medewerkers. Door de coronacrisis wordt dit beleid onder de loep genomen en waar nodig aangescherpt,” zegt NATM-directeur Pimenta da Silva.

Travel managers werken gewoon door in deze crisistijd, maar wel grotendeels of voor de helft vanuit huis (beide 46 procent). Daarbij is er dagelijks (69 procent) of frequent (31 procent) contact met medewerkers en/of zakelijke relaties.

“Hun werkzaamheden zijn natuurlijk wel anders dan in normale tijden,” zegt Pimenta da Silva. “Ik hoor van verschillende travel managers dat zij naast het assisteren van reizigers, deze tijd benutten voor data-analyses en evaluatie van hun reisprogramma. Ook krijgen wij als feedback van sommige leden dat zij hun toegevoegde waarde bewijzen door hun management van up-to-date informatie te voorzien. Op deze wijze kan voor toekomstige reizen een weloverwogen afweging worden gemaakt tussen het bedrijfsbelang en de zorgplicht voor medewerkers.”

Zakenreizen na de crisis
Bijna een derde (31 procent) van de ondervraagde travel managers verwacht dat ook na de crisis de manier waarop hun bedrijf zaken doet zal veranderen. Zo’n 38 procent denkt dat dit gedeeltelijk het geval is en 31 procent kan dit nog niet inschatten.

Slechts 15 procent verwacht dat zodra COVID-19 geen bedreiging meer is het zakenreizen en meetings onmiddellijk teruggaan naar het oude niveau, omdat zij hun bedrijfsdoelen niet kunnen behalen zonder te reizen. De overgrote meerderheid (62 procent) denkt dat zakenreizen weer geleidelijk op gang zullen komen.

Het na de crisis geleidelijk opstarten van zakelijk reizen – conform het reisadvies van BuZa – is een goede zaak volgens de NATM-directeur. “Wij merken dat zakelijke reizigers goed worden begeleid door hun werkgevers, zij nemen hun verantwoordelijk,” zegt Pimenta da Silva. “Maar om de veiligheid van hun reizende medewerkers te waarborgen, zijn zij mede afhankelijk van maatregelen die de overheid neemt. Op sommige locaties in het buitenland – zoals op luchthavens, bij het instappen bij luchtvaartmaatschappijen en in hotels – vindt een gezondheidscheck plaats van reizigers. Het zou goed zijn als dit in de Nederlandse reisbranche eveneens onderdeel van het reis- en veiligheidsbeleid zou worden. Dan kun je denken aan een temperatuurcontrole van passagiers die vertrekken of aankomen op Schiphol en in hotels.”