PERSBERICHT

Meerderheid travelmanagers heeft geen kennis van de ISO 31030 voor Travel Risk Management
Recent onderzoek door BCD Travel toont tekortkomingen in reisrisicobeheer

UTRECHT, Nederland, 21 maart 2023 - Driekwart van de travelmanagers en reisinkopers is niet tot nauwelijks bekend met de ISO 31030:2021, de internationale leidraad voor Travel Risk Management (TRM) en mist daardoor mogelijk belangrijke onderdelen in hun TRM-programma, zo blijkt uit een recent onderzoek van BCD Travel uit januari. Slechts 14% van de inkopers heeft de ISO 31030 daadwerkelijk gelezen en 11% is er enigszins mee bekend.

Het Global Crisis Management-team van BCD helpt organisaties om tekortkomingen in hun TRM-programma te verhelpen met een Traveler Security Program Assessment. Deze assessment is afgestemd op de richtlijnen van de ISO 31030 en biedt organisaties actuele aanbevelingen om aan hun zorgplicht te voldoen.

Het BCD-onderzoek laat zien hoe organisaties omgaan met de belangrijkste onderdelen van een TRM-programma: planning, ondersteuning voor en na de reis, en evaluatie. Zo stimuleert 63% van de organisaties naleving van TRM-initiatieven door hun werknemers te wijzen op het belang van veiligheidsmaatregelen en stimuleert 56% ook het nemen van eigen verantwoordelijkheid voor persoonlijke veiligheid tijdens het reizen. Bij de beoordeling van reisrisico's, kijken organisaties vooral naar de bestemming, de vervoerswijze, de beschikbaarheid van medische zorg en de mogelijke gevolgen voor de organisatie.

Een belangrijke stap om werknemers voor te bereiden op hun reis is het verstrekken van contactinformatie voor noodgevallen: 80% van de ondervraagde travelmanagers en inkopers doet dit via hun intranet en de helft zegt dat contactinformatie voor noodgevallen ook is opgenomen in boekingsbevestigingen, het reisbeleid en hun mobiele app.

Als het gaat om ondersteuning na de reis en een soepele overgang terug naar het werk, blijkt uit het onderzoek dat maar liefst 45% van de organisaties op dit punt geen ondersteuning biedt. Bijna 30% zegt dat hun organisatie na afloop van de reis contact opneemt met werknemers als zich tijdens de reis een veiligheids- of medisch incident heeft voorgedaan.

Slechts een derde evalueert het TRM-programma jaarlijks. De meeste travelmanagers weten echter niet of hun programma überhaupt wordt geëvalueerd, wat erop zou kunnen wijzen dat organisaties dit niet als een noodzakelijk proces beschouwen.

Op basis van de resultaten van het onderzoek geeft BCD’s Global Crisis Management-team de volgende aanbevelingen in lijn met de ISO 31030:

1. De risico's van een reis hangen niet alleen af van de bestemming en het vervoer, maar ook van de beschikbare infrastructuur en persoonlijke factoren. Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat een bestemming met veel luchtvervuiling een groter risico kan vormen voor een astmapatiënt dan voor andere werknemers.
2. Internet is niet altijd beschikbaar tijdens grootschalige incidenten of in afgelegen gebieden. Verstrek contactinformatie voor noodgevallen aan werknemers niet alleen digitaal maar ook geprint (bijv. op papier of een pasje), zodat ze er tijdens een noodsituatie gemakkelijk bij kunnen.
3. Om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt genegeerd, vraag werknemers bij het communiceren van het TRM-programma en updates om een ontvangstbevestiging.
4. Hoewel men vaak verzekeringen afsluit om de gevolgen van risico's te beperken, is een verzekering geen vervanging voor een goed TRM-programma.
5. Houd rekening met het effect van reizen op de gezondheid van werknemers en zorg voor voldoende rust en herstel na een reis. Het passeren van verschillende tijdzones, slaapgebrek, verandering van eetgewoonten, veiligheidsincidenten, persoonlijke gezondheidsproblemen, vertragingen en annuleringen, slechte ervaringen met dienstverleners, etc. kunnen langdurige gevolgen hebben voor de fysieke en mentale gezondheid van reizigers.
6. Evalueer, toets en analyseer regelmatig de verschillende TRM-procedures, vooral bij veranderingen van dienstverleners of binnen de organisatie zelf.
7. Het risicoprofiel van een bestemming kan snel veranderen. Controleer de lijst van hoogrisicobestemmingen regelmatig en pas deze aan naargelang de operationele behoeften.

"Een goed reisrisicobeheer is complex. Onze onderzoeksresultaten laten zien dat veel organisaties nog wel wat kunnen verbeteren", aldus Jorge Mesa, directeur van Global Crisis Management bij BCD Travel. "De ISO 31030 biedt uitstekend advies voor travelmanagers, securitymanagers, inkopers en HR-afdelingen om risico's te beperken en aan hun zorgplicht te voldoen. Het bevat praktische richtlijnen en is wereldwijd toepasbaar."

Voor de volledige onderzoeksresultaten en meer aanbevelingen, klik hier.

JetBlue heeft de CommonPass, een gezondheidsapp, geïntroduceerd. Het gaat in eerste instantie om passagiers op vluchten vanuit Boston naar Aruba, waar de regering de eerste partner is.

De app fungeert als een ‘gezondheidspaspoort’ waar de reiziger gegevens over testen en vaccinatie in kan opslaan en kan tonen op luchthavens. Er staat een QRcode in die overal waar dat wordt vereist kan worden gescand.

Verscheidene airlines werken mee aan het project. JetBlue heeft de primeur, samen met Aruba – deel van het Koninkrijk der Nederlanden, maar met een eigen kabinet. De CommonPass kan nu worden getoond door passagiers bij aankomst op de Internationale Luchthaven Koningin Beatrix van Oranjestad.

Simon Talling-Smith stuurt het gehele project aan. Tijdens een recente online sessie van de NATM (Nederlandse Associatie voor Travel Management) gaf hij tekst en uitleg. CommonPass is een product van The Commons Project (TCP), een internationale NGO, die technologieplatformen en -services ontwikkeld. “Ons doel is het leven van mensen op de hele wereld te verbeteren, met behulp van technologie,” aldus Talling-Smith. “Wij geloven dat iedereen gebruik moet kunnen maken van de voordelen van technologie en dataverkeer, met controle over het eigen digitale leven. Wij zijn van mening dat gemeenschappen sterker zijn wanneer de data publiek zijn en voor het algemeen nut kunnen worden gebruikt.”

Ontwikkeling CommonPass al voor coronacrisis
De CommonPass is een product dat samen met het World Economic Forum is ontwikkeld. De app vloeit niet voort uit de corona-crisis, want de eerste stappen werden al in 2019 gezet, maar sinds de uitbraak van de pandemie in 2020 is het project in een stroomversnelling terechtgekomen.

De CommonPass is niet het enige ‘gezondheidspaspoort’ dat momenteel voorhanden is. IATA is gekomen met haar Travel Pass en de Europese Commissie heeft het Digital Green Cerficitate. TCP staat in nauw contact met zowel IATA als de Commissie, zegt Talling-Smith. “We zijn geen concurrenten van elkaar, samenwerking is van groot belang.”
Ook de Verenigde Staten, Groot-Brittannië, Japan en tal van andere landen zijn bij het project betrokken.

Er zijn wel verschillen tussen de apps: de CommonPass kan worden gebruikt voor elk publiek domein waar het tonen van de gezondheidsstatus een vereiste is, terwijl IATA’s Travel Pass er alleen voor het luchtvervoer is. En de Europese Commissie houdt ook rekening met mensen die geen smartphone hebben: het certificaat kan worden geprint.

De CommonPass is alleen via de app te gebruiken. Simon Talling-Smith benadrukt dat het een “zeer betrouwbaar” systeem is. Vervalsing van gegevens is buitengewoon moeilijk, terwijl de data voor de persoon in kwestie goed worden beschermd, beklemtoont hij. “Privacy vinden wij zeer belangrijk. Informatie over de eigen gezondheid willen mensen privé houden.”

Foto © CommonPass

Dankzij de IATA Travel Pass – en wellicht andere gezondheidsapps – kunnen overheden hun grenzen openstellen en hoeven reizigers niet meer in quarantaine, stelt de branchevereniging. Bijna 20 airlines testen momenteel het digitale gezondheidspaspoort van IATA en begin april kunnen reizigers de app downloaden in de Apple App Store. David Rutnam, senior manager Industry Distribution IATA Europe, geeft een toelichting tijdens een online-event van zakenreisvereniging NATM.

“Uit angst om corona te importeren, hanteren veel landen reisrestricties,” zegt Rutnam. “Daarbij is er geen sprake van coördinatie, regels wijzigen vaak van de een op de andere dag en het gaat gepaard met hoge kosten voor passagiers. Uit onderzoek van de WHO en ICAO blijkt dat vaccineren in combinatie met testen de veiligste en meest effectieve methode is om internationaal reizen weer op te starten. Passagiers zijn ook bereid om zich te laten testen voor een vlucht. Het is echter belangrijk dat overheden op de geverifieerde corona-status van elke passagier kunnen vertrouwen – Europol heeft al gewaarschuwd voor gesjoemel met vaccinaties en testbewijzen. IATA streeft naar een collectieve oplossing en lobbyt voor een Europese of mondiale standaard.”

Passagier is eigenaar van de data
De IATA Travel Pass fungeert als ‘een digitaal gezondheidspaspoort’ en faciliteert de veilige uitwisseling van noodzakelijke informatie over testen en vaccins, tussen overheden, airlines, laboratoria en reizigers.

De reisapp is opgebouwd uit vier modules: up-to-date informatie over de voorwaarden die gelden op de plaats van bestemming; informatie over geautoriseerde testcentra en laboratoria op de plaats van vertrek; een Lab App om de testresultaten op te slaan; en het digitale paspoort om contactloos data te delen.

Luchtvaartmaatschappijen kunnen alle of slechts bepaalde modules van de IATA Travel Pass integreren in hun eigen airline app. “Passagiers hoeven dan niet allerlei verschillende apps te downloaden,” zegt Rutnam. “Dankzij de modulaire opbouw en het open platform kan informatie eenvoudig, maar op een veilige manier worden toegevoegd en gedeeld. Er is géén centrale databank waarde data wordt opgeslagen, alle persoonlijke gegevens staan uitsluitend op het mobieltje van de passagier. De reiziger bepaalt dus zelf welke informatie met wie wordt gedeeld, en gegevens kunnen te allen tijde worden gewist. De luchtvaartmaatschappij heeft alleen toegang tot testresultaten als de passagier daar toestemming voor geeft.”

‘OK to travel’
IATA heeft de Travel Pass zo opgezet, dat het makkelijk is te integreren in de bestaande luchtvaartsystemen. “Een simpele ‘OK to travel’-status volstaat,” zegt Rutnam. “Er valt veel winst te behalen om van tevoren over deze informatie te beschikken, want daardoor kunnen rijen op de luchthaven worden voorkomen.”

Rutnam erkent dat de IATA Travel Pass geen 100 procent oplossing biedt. “Op oudere mobieltjes werkt de app niet. Maar als de meeste reizigers er gebruik van maken, is er meer tijd om passagiers te ondersteunen die geen digitaal gezondheidspaspoort hebben.”

Begin april in App Store
Op de website van IATA worden 17 luchtvaartmaatschappijen vermeld die de Travel Pass testen. Singapore Airlines bijvoorbeeld, is bezig met een tweeweekse proef op vluchten tussen Singapore en Londen, die op 28 maart afloopt.

Hoewel Rutnam zich niet wil vastpinnen op een vaste datum, verwacht hij dat de IATA Travel Pass begin april in de App Store van Apple is te downloaden. Later die maand zal de Android-versie volgen en in mei staat integratie met de apps van airlines op het programma.

“Bij een tweede versie van de app, halverwege mei, zullen nog meer functionaliteiten worden toegevoegd,” zegt Rutnam. “Nu is de informatie alleen gericht op rechtstreekse vluchten. In een tweede versie komen reizen met meerdere bestemmingen, het updaten van informatie na een vluchtwijziging en het opslaan van gegevens voor meerdere personen, zoals een familie, aan bod.”

Andere vaccinatiebewijzen
Vooralsnog faciliteert de app alleen informatie en data met betrekking tot corona, maar in de toekomst kan dat worden uitgebreid met andere vaccinatiebewijzen die landen eisen, bijvoorbeeld voor gele koorts. Ook andere identiteitsbewijzen (zoals een rijbewijs) kunnen dan worden opgeslagen in het digitale paspoort. “Sectoren buiten de luchtvaart hebben eveneens belangstelling getoond voor de IATA Travel Pass, waaronder cruiseschepen en de evenementensector,” zegt Rutnam. “De mogelijkheden zijn divers. Zo kun je denken aan vouchers die airlines sturen in geval van vluchtverstoringen. Maar voor nu is ons belangrijkste doel om vliegtuigen weer de lucht in te krijgen en passagiers aan boord.”

Hoe werkt de IATA Travel Pass?
Als de passagier de app van IATA heeft gedownload, kan hij zien welke gezondheidsverklaringen hij nodig heeft voor zijn reis en waar de laboratoria en testlocaties zich bevinden. Ter plekke moet hij zijn identiteit bewijzen door de elektronische versie van zijn paspoort op de Travel Pass-app te tonen. Het laboratorium of de testagent genereert vervolgens een QR-code die de passagier scant met de Travel Pass-app. Als de test- of vaccinresultaten beschikbaar zijn, worden ze rechtstreeks naar de Travel Pass-portemonnee van de passagier gestuurd. Via het digitale paspoort kan deze informatie met goedkeuring van de passagier worden gedeeld.

Klik hier om te zien hoe de IATA Travel Pass precies werkt.

De NATM en CORTAS hebben de handen ineengeslagen voor een lobby bij de overheid. Sneltesten op de luchthavens van vertrek en aankomst kunnen een corona-vrije vlucht garanderen en daardoor quarantainemaatregelen overbodig maken.

“Wij constateren een dringende behoefte bij onze leden om het vertrouwen te krijgen dat zij hun medewerkers weer veilig en verantwoord op zakenreis kunnen sturen. Mede gezien het grote belang van deze bedrijven voor de Nederlandse economie, doen wij een dringend beroep op de overheid om de randvoorwaarden te scheppen om dit vertrouwen te creëren,” schrijven Odete Pimenta da Silva (foto rechts) en Stephanie Smook (foto links), respectievelijk managing director van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM) en de Corporate Travel Association (CORTAS), aan minister Hugo de Jonge.

“Door sneltesten op de luchthaven van vertrek en aankomst, of gebruik van het CommonPass-framework dat de COVID-status van reizigers kan valideren, is het mogelijk om een covid-vrije vlucht te garanderen,” aldus de zakenreisverenigingen. “Hierdoor zouden in Europees verband de inreisbeperkingen en quarantaineregels voor luchtreizigers kunnen worden opgeheven. Naast het onder controle krijgen van de pandemie, heeft herstel van de economie prioriteit. Binnen Europa moeten snel alle neuzen dezelfde kant op, om op gecontroleerde en veilige wijze zakelijk reizen weer mogelijk te maken.”

Volgens een recente enquête van de Global Business Travel Association GBTA vindt 63 procent van de Europese leden reisbeperkingen en -beleid van de overheid, zoals inreisbeperkingen of verplichte quarantaine, de grootste belemmering voor het reizen.

De leden van de zakenreisverenigingen de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM) en de Corporate Travel Association (CORTAS) vertegenwoordigen bedrijven en organisaties met een gezamenlijke reisomzet van meer dan twee miljard euro per jaar. Voor deze bedrijven is zakelijk reizen een essentieel onderdeel van hun bedrijfsvoering, of zelfs business critical. Daarbij staat Duty of Care, de wettelijke zorgplicht voor (reizende) medewerkers, hoog in het vaandel.

Frequente zakenreizigers die nu noodgedwongen vanuit huis werken, kunnen last krijgen van psychische problemen. Hiervoor waarschuwt Matthew Holman van Simpila Healthy Solutions, tijdens een educatieve online-sessie voor travel managers van de NATM.

De road warriors van een paar maanden geleden zitten door de coronacrisis opeens thuis en maken dagelijks onderdeel uit van het gezinsleven. Het ‘normale’ sociale en werkleven is uit balans en dat vergt aanpassingen van iedereen. Denk bijvoorbeeld aan kinderen die thuisonderwijs krijgen, terwijl van een of beide ouders wordt verwacht dat zij gewoon doorwerken vanuit huis.

Ook in deze tijd, waarin er praktisch helemaal niet wordt gereisd, is Duty of Care, de wettelijke zorgplicht van bedrijven voor hun medewerkers, onverminderd van kracht. Matthew Holman, eigenaar en oprichter van Simpila Healthy Solutions, spoort travel managers daarom aan op alert te zijn op de mentale gezondheid van hun zakenreizigers. “Ook al ben je niet besmet met COVID-19 en heb je geen fysieke klachten, dan nog kan het virus zorgen voor gezondheidsklachten,” zegt Holman. “De mentale gezondheid van zakenreizigers staat onder druk. Spanningen binnen het gezin en angst vanwege het risico op baanverlies zorgen voor onzekerheid en stress. Zelfs depressies liggen op de loer. Mensen die alleen wonen, en nu dus ook werken, kunnen geïsoleerd raken en eenzaam worden.”

Tijdens de eerste online NATM-bijeenkomst vorige week, gaf Holman travel managers inzichten en handvatten hoe zij hun eigen mentale gezondheid kunnen managen, maar ook die van hun reizigers.

“Conform de richtlijnen van het RIVM hebben wij onze ledenbijeenkomst van 15 april afgelast,” zegt Odete Pimenta da Silva, directeur van de belangenvereniging voor travel management. “Totdat fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn, zal de NATM travel managers en travel buyers via online events op de hoogte blijven brengen van ontwikkelingen en content die voor hen van belang is. De volgende virtuele bijeenkomst heeft plaats op 15 april en een derde volgt eind april of begin mei. Vanwege de uitzonderlijke situatie waarin wij ons bevinden, kunnen ook travel managers die geen lid zijn van de NATM zich inschrijven voor deze online-sessies”

Travel managers doen er goed aan om in deze periode het reisbeleid van hun bedrijf te evalueren. En – indien noodzajelijk – het reisprogramma dusdanig aan te passen, dat de zakenreizigers weten dat hun bedrijf waakt voor hun fysieke én mentale gezondheid, vindt Pimenta da Silva. “Veiligheid, tracking & tracing en zorg onderweg moeten zijn gewaarborgd voordat bedrijven hun medewerkers weer op pad sturen. Zodra dit überhaupt weer veilig is volgens het reisadvies van Buitenlandse Zaken.”

Simpila Healthy Solutions faciliteert in deze COVID-19 periode online events van 60 minuten tegen een gereduceerd tarief van 10 Britse pond ex btw (zie www.simpila.com/find-a-course).