Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in comments
Search in excerpt
Search in posts
Search in pages
Search in groups
Search in users
Search in forums
Filter by Categories
Airlines
Business
Change en Innovatie
Data security
Duty of Care
Educatie
Events
GBTA
Geen categorie
Hotels
Meeting management
NATM Board
NDC
Prijsonderhandelingen
Research
Risk management
Sponsors
Strategisch meeting management
Sustainability
Technologie
TMC
Travel
Travel apps
Travel expense
Travel Mobile Strategy
Travel Policy
Traveller Engagement
Trein
Trends
Visa
NATM Actueel: Meer aandacht voor vrouwelijke zakenreizigers

<em>Bijna zeven op de tien travel managers (69 procent) denkt dat vrouwelijke zakenreizigers onderweg meer risico’s lopen dan hun mannelijke collega’s. Daarnaast vindt een ruime meerderheid (61 procent) het belangrijk om de veiligheid van vrouwen speciale aandacht te geven bij het implementeren van een risico­managementprogramma.

Dit blijkt uit onderzoek van de Global Business Travel Association (GBTA), de internationale zusterorganisatie van de NATM, en WWStay, dat bemiddelt in accom­modaties voor langere verblijven. Aan de survey deden 183 travel managers mee. Meer dan de helft van de respondenten (53 procent) geeft aan dat het percentage vrouwelijke zakenreizigers binnen hun bedrijf de afgelopen drie tot vijf jaar is toegenomen. Dat heeft echter niet geleid tot aanpassingen van het reisbeleid. En hoewel recente nieuwsberichten over seksueel grensoverschrijdend gedrag het bewustzijn van bedrijven heeft vergroot om een veilige werkom­geving voor (vrouwelijke) medewerkers te creëren, geeft slechts 21 procent van de travel managers aan dat dit aanleiding is geweest om hun reisprogramma te herijken.

“Ons onderzoek laat zien dat travel managers zich zorgen maken over de veiligheid van hun vrouwelijke zakenreizigers. Desalniettemin heeft slechts 18 procent van de bedrijven een reisbeleid dat specifiek ingaat op de veiligheid van vrouwen onderweg,” zegt Christle Johnson, president van de GBTA. “Als bedrijfstak moeten we meer doen om de veiligheid van onze vrouwelijke ‘road warriors’ te waarborgen, vooral omdat vrouwen een steeds groter deel uitmaken van onze populatie zakenreizigers.”

Qua voorlichting voor vrouwelijke zakenreizigers gaat de meeste aandacht uit naar seksuele intimidatie en geweld (63 procent), gevolgd door gevaar voor aanranding en ontvoering (39 procent) en specifieke richtlijnen voor reizen naar bepaalde landen en regio’s (38 procent).

Locatie is belangrijke veiligheidsfactor
Een grote meerderheid van de travel managers (88 procent) is van mening dat de locatie van de verblijfsaccommodatie een belangrijke veiligheids­overweging is als vrouwen voor zaken op reis gaan. Ruim de helft (54 procent) vindt dat dit ook geldt voor het type accommodatie – een traditioneel hotel heeft nog altijd de voorkeur, vindt 38 procent. Toch zegt minder dan de helft van de respondenten (44 procent) dat hun bedrijf ‘vrouw­vriendelijke’ kamers aanbeveelt. Daaronder verstaan zij bijvoorbeeld kamers met dubbele sloten, kamers op de derde verdieping of hoger en 24-uurs beveiliging.

Naast de locatie zijn andere belangrijke veiligheidsoverwegingen bij het kiezen van een accommodatie: goed verlichte parkeerplekken; schone kamers; gecontroleerde toegang tot de accommodatie; en een 24-uurs receptie.

Verder is communicatie onderweg erg belangrijk. 57 Procent van de travel managers zegt goede middelen te hebben om te allen tijde met reizende collega’s te kunnen communiceren en beoordeelt zichzelf hiervoor met een rapportcijfer van 8 of hoger. Desondanks zegt een op de vijf travel managers (18 procent) dat hun bedrijf geen ‘hotline’ heeft voor hulp in noodsituaties, een belangrijk hulpmiddel voor vrouwelijke reizigers volgens GBTA. Qua transport is bij drie op de vijf reisprogramma’s (61 procent) de regel dat voor vrouwelijke reizigers ‘zelden’ of ‘nooit’ gebruik wordt gemaakt van vervoer met een chauffeur.

”Bij een toename aan vrouwelijke medewerkers, en dus ook vrouwelijke reizigers, is het van belang dat het senior management zich bewust wordt van de specifieke risico’s die een vrouwelijke zakenreiziger loopt,” zegt Odete Pimenta da Silva, managing director van de NATM. ”De verschillende culturen en de rol van de vrouw in de maatschappij zorgen er helaas voor dat acceptatie van een vrouwelijke zakenreiziger verschilt van land tot land. De focus in het reisbeleid zou meer gericht moeten zijn op de veiligheid en het comfort voor vrouwelijke zaken­reizigers.”

NATM Actueel: Veiligheidsrisico’s en de impact op zakenreizigers

Zakenreizigers worden tijdens hun trips geconfronteerd met een groot aantal risico’s: van alledaagse tot catastrofale. De Global Business Travel Association (GBTA) heeft
798 Amerikaanse ‘road warriors’ gevraagd hoe zij de veiligheidsrisico’s ervaren tijdens hun zakelijke reizen.

Het GBTA-onderzoek geeft een beeld van hoe reizigers denken over de gevaren die zij tijdens een zakenreis lopen, hoe hun bedrijf met deze risico’s omgaat en welke maatregelen hun werkgever heeft genomen om deze te verkleinen of te vermijden.

Zakenreizigers zien terrorisme als het grootste veiligheidsrisico dat zij onderweg kunnen lopen. Bijna de helft van de ondervraagden (45 procent) noemt terrorisme als zijn/haar grootste angst tijdens een zakenreis. Dat percentage is veel hoger dan de zorg om geconfronteerd te worden met misdaad op straat (15 procent), gezondheidsproblemen, uitbraak van besmettelijke ziekten en hygiëne (13 procent), diefstal van persoonlijke bezittingen (12 procent), ontvoering (8 procent) en natuurrampen (6 procent).

De angst om onderweg met terrorisme te worden geconfronteerd, kan verschillende oorzaken hebben. Op de eerste plaats is er grote media-aandacht voor terroristische incidenten, zowel in de VS als in Europa. Op de tweede plaats hebben terroristen de neiging om aan reizen gerelateerde doelwitten te kiezen, zoals vliegtuigen, luchthavens en hotels. Andere oorzaken zijn: de onvoorspelbaarheid van terrorisme, het groeiende aantal incidenten in de westerse wereld en het hoge aantal slachtoffers tijdens recente aanslagen.

Impact terrorisme op reisgedrag is groter dan Ebola
Desondanks zijn zakenreisprogramma’s minder gericht op mogelijke terroristische aanslagen dan op andere aspecten met betrekking tot veiligheid. Problemen die te maken hebben met ziekte, politieke instabiliteit in een land, natuurrampen en diefstal zijn nu eenmaal makkelijker te vertalen naar een effectieve risk management strategie.

Toch zouden bedrijven de onrustgevoelens van hun zakenreizigers ten aanzien van terrorisme heel serieus moeten nemen. Eerder onderzoek van GBTA toonde aan dat slechts een kleine meerderheid – 57 procent – van de Amerikaanse zakenreizigers zich tijdens een zakenreis altijd veilig voelt. Goede communicatie met de reizigers, bijvoorbeeld over de hulpverlening die het bedrijf in geval van nood geeft, kan helpen om deze angstige gevoelens van medewerkers te verminderen.

De overgrote meerderheid van de zakenreizigers (91 procent) is overigens van mening dat het bedrijf waarvoor ze werken om hun reisveiligheid geeft. Slechts 2 procent vindt dat niet. Op de vraag hoeveel impact bepaalde gebeurtenissen hebben op de frequentie van reizen, staat terrorisme met 7,6 punten bovenaan de lijst, op een schaal van 10. Dat impliceert dat terrorisme het reisgedrag meer beïnvloedt dan de uitbraak van lokale of regionale ziektes, zoals Zika en Ebola (7,3 punten), beperkingen van het zakenreisbudget (7,3 punten) en de wereld­economie (6,3 punten).

Hotels buiten het reisprogramma boeken
Uit het GBTA-onderzoek blijkt ook dat veiligheids­incidenten zakenreizigers beïnvloeden bij hun keuze van accommodatie – 23 procent heeft het afgelopen jaar om die reden de manier waarop zij hotels boeken gewijzigd. Van de ondervraagde zakenreizigers geeft 41 procent aan dat ze nu proberen te verblijven in een hotel of andere vorm van accommodatie die door het bedrijf is goedgekeurd. Vier van de vijf zakenreizigers (79 procent) geven aan dat zij het belangrijk vinden dat de veilig­heids­procedures van het hotel in orde zijn.

Bedrijven besteden ook meer aandacht aan het veilig­heidsaspect bij het selecteren van hotels voor hun travel management programma. Daarbij signaleren travel managers dat het nog steeds een probleem is dat veel zakenreizigers buiten het hotelprogramma van het bedrijf om boeken. In geval van calamiteiten is het dan soms moeilijk om medewerkers te traceren.

Het rapport van GBTA is voor NATM-leden te downloaden via de resource library op www.gbta.org.

Duty of Care Masterclass Registration is open!

Registration for Duty of Care Masterclass is now open!

See 'Agenda' for more information and the registration form.

NATM Actueel: End-to-end travel management

De ledenbijeenkomst van de NATM afgelopen april stond in het teken van end-to-end travel management. Wat is dat nu precies? En wat betekent dat voor travel managers? Een zoektocht op internet levert meer vragen op dan antwoorden.

“End-to-end is een proces met een begin en een einde, met onderweg de nodige hindernissen die je moet nemen,” zegt Jan Willem Basselier van Concur Technologies. ”En die zijn altijd lastiger dan je in eerste instantie denkt.”
Op de agenda van travel managers staan veel onderwerpen die ‘trending’ zijn. Denk bijvoorbeeld aan safety & security, dataprotectie, open booking, mobiele technologie, de deeleconomie en – niet op de laatste plaats – duty of care. “De zorgplicht van bedrijven beperkt zich niet tot mede­werkers die op zaken­reis zijn,” zegt Basse­lier. “In geval van een calamiteit wil je weten of álle medewerkers veilig zijn. Zijn er bijvoorbeeld buitenlandse vestigingen in de buurt van de calamiteit of in een risicogebied? Zijn er medewerkers met een thuiswerkplek in dat gebied? Risk of travel managers staan daar niet altijd bij stil. Toch kan bijvoorbeeld een overstroming of een gasexplosie een groot bereik hebben. Dan wil je als organisatie het juiste veiligheidsplan in werking kunnen stellen, gebaseerd op de meest accurate informatie over de locatie van medewerkers, ongeacht of die op reis zijn.”

Travel managers moeten ook de impact van mobiele technologie niet onderschatten, zegt Basselier. “Het aantal mobiele abonnementen overstijgt op termijn het aantal mensen op aarde. Veel mensen functioneren niet zonder hun mobieltje; ze zijn versmolten met hun telefoon, het is het eerste wat ze pakken als ze ’s ochtends wakker worden. Voor zakenreizigers is het vaak de levenslijn met het thuisfront. Het is het enige apparaat dat reizigers echt altijd bij zich hebben. Als travel manager kun je daar je ogen niet voor sluiten, omarm het dus. Mobiel is de toekomst. Weet u nog hoe het was toen e-ticketing werd geïntroduceerd? En kunt u zich nu nog voorstellen om met papieren tickets te reizen? De ontwikkelingen geen razendsnel en niets doen is geen optie.”

Een gelukkige reiziger is een productieve reiziger
Medewerkers die 40 keer per jaar in het vliegtuig stappen, willen graag dat de stress rondom het reizen wordt weggenomen. Travel managers moeten ervoor zorgen dat zij de hele keten beheersen, van het begin tot het eind. “Kijk waar de knelpunten zitten en los deze op,” zegt Basselier. “Als je alleen maar bang bent om de controle te verliezen, bereik je niets. Mijn boodschap is: bevrijd mensen van complexe procedures tijdens het gehele reisproces, vanaf het boeken van de reis tot aan het verwerken van de onkostendeclaraties. Zoek de balans tussen vrijheid van keuze van de reiziger en de controle van het bedrijf of het reisbeleid wel wordt nageleefd. Je hoeft zelf het wiel niet uit te vinden, er zijn genoeg technologische middelen die daarbij kunnen helpen. Voor elke grootte bedrijf en voor elk budget is er een oplossing. Het is de investering waard. Vergeet niet dat een gelukkige reiziger een productieve reiziger is.”

Duty of Care, Waarom? En voor wie?

Van werkgevers wordt verwacht dat zij binnen hun organisatie een werkklimaat scheppen waarbij gezondheid, welzijn en veiligheid van alle werknemers centraal staat. Dit valt onder de zorgplicht van de werkgever, ook wel Duty of Care genoemd. Of je medewerkers nu op kantoor werken, vanuit huis werken of voor het bedrijf onderweg zijn binnen of buiten Nederland. Dat wordt nog wel eens vergeten, of beter gezegd dat realiseert niet iedere werkgever zich.

Ten aanzien van reizen betekent dit dat zij juridisch en moreel verplicht zijn een adequaat en toereikend reisveiligheidsbeleid door te voeren waarbij alle risico’s zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en vervolgens maximaal zijn beperkt zodat de reiziger aan een minimaal risico wordt blootgesteld. Een goede interne verslaglegging van dit proces staat hierbij centraal.

De perceptie en het profiel van het zogenaamde Duty of Care is de afgelopen jaren voor alle bedrijven ingrijpend veranderd. Voorheen werd hier slechts door grote bedrijven (bijvoorbeeld de risicovolle olie- en gasindustrie) aandacht aan besteedt. Echter, onder meer als gevolg van de recente aanslagen in Stockholm, Nice, Parijs, Brussel en Londen, wordt ook van kleine bedrijven verwacht dat zij Duty of Care toepassen op alle beslissingen t.a.v. hun zakenreizigers.

Daar komt bij dat veel bedrijven tegenwoordig hun medewerkers veel verder weg van huis te werk stellen (bijvoorbeeld BRIC landen) om hun producten of diensten aan te bieden. Om die reden wordt er frequenter en verder gereisd, soms naar afgelegen en onbekende regio’s waar verhoogde risico’s gelden. Daarbij gaat het niet alleen om terrorisme, criminaliteit en gezondheidsproblematiek maar ook bijvoorbeeld om auto-ongelukken, de kans op natuurrampen en andere heersende cultuurnormen (bijvoorbeeld t.a.v. vrouwen of homoseksualiteit). Hierdoor wordt een gedegen benadering t.a.v. Duty of Care voor bedrijven steeds belangrijker.

Als werknemers voor hun werk moeten reizen is het daarom aan de werkgever om hun veiligheid maximaal in acht te nemen en de medewerkers informatie te verstrekken over hoe te handelen in geval van nood. Hierbij gaat het, behalve om eerder genoemde zaken, ook over hoe te handelen in het geval van het verlies van een paspoort, het missen van een vlucht, onderweg ziek worden of te wijzen op de gevaren van zelf autorijden na een lange nachtvlucht, bij wie de reiziger in de taxi stapt of in welk hotel hij wordt ondergebracht.

In lijn met de missie van de vereniging levert de NATM een bijdrage aan het professionaliseren van de zakenreisbranche in het algemeen en het kennisniveau van haar leden in het bijzonder. Hiertoe is voor beide ledengroepen, travel managers én industrieleden, een op maat gemaakte Duty of Care Masterclass samengesteld die in het najaar zal plaatsvinden. Ook nodigt de NATM niet-leden werkend in de zakelijke reiswereld uit om zich aan te melden.

Meer informatie vind je binnenkort op de agenda.

Duty of Care: zorgplicht van werkgevers in de zakelijke reis-en eventbranche

Je hoort de term steeds vaker voorbij komen: The Duty of Care, oftewel de zorgplicht van werkgevers richting hun medewerkers. Dit is zeker belangrijk voor event & meeting planners, groepen en zakenreizigers die vanwege hun werkzaamheden regelmatig op pad zijn in het buitenland. Als speler in de zakelijke reis- en eventbranche staat wat ons betreft The Duty of Care bovenaan op de agenda. Toch laten veel bedrijven dit hot topic nog liggen. Ze focussen zich vaak alleen op individuele reizigers en vergeten de direct geboekte meetings- en groepsreserveringen bij hotels. En dat is jammer, want het heeft veel voordelen – los van de morele verplichting die het met zich meebrengt. Meetingselect ontwikkelde een innovatieve online tool, waarbij onze klanten met één druk op de knop bij alle gegevens kunnen van de medewerkers en deelnemers aan een event, waar ook ter wereld.

Goed voor je mensen zorgen
In deze tijden waarin natuurrampen, stakingen in de luchtvaart en aanslagen helaas regelmatig voorkomen, is het belangrijk om een centraal communicatieplatform te hebben om deelnemers aan congressen, groepen en medewerkers weer veilig thuis te krijgen. Er kan helaas van alles gebeuren tijdens een (zaken)reis. Zo staat de aswolk na de vulkaanuitbarsting in IJsland bij veel mensen nog vers in het geheugen gegrift. In 2010 lag het luchtverkeer in Europa een paar dagen volledig plat. Om medewerkers te beschermen tegen dit soort situaties is daarom ook in Nederland een speciale Zorgplichtwet in het leven geroepen. Dit houdt in dat werkgevers moeten zorgdragen voor de veiligheid en gezondheid van hun personeel. Dat gaat overigens veel verder dan bovengenoemde calamiteiten. Ook wanneer iemand tijdens werktijd een voedselvergiftiging oploopt of zijn of haar paspoort kwijtraakt, heeft de werkgever de verantwoordelijkheid dit adequaat op te lossen. En wat dacht je van de garantie dat iemand na een lange vlucht niet zelf in de auto hoeft te stappen, maar een taxi kan nemen? Dat een medewerker business class vliegt op intercontinentale vluchten? Het zijn slechts enkele voorbeelden van de morele en juridische verplichtingen die internationaal opererende bedrijven hebben.

Direct toegang tot belangrijke gegevens
Speciaal voor inkopers, travel managers, risk managers en eigenlijk iedereen die zich bezighoudt met zakenreizen en internationale meetings & events, heeft Meetingselect een innovatieve online tool ontwikkeld, waarbij je met één druk op de knop inzicht hebt in de gegevens van de bijeenkomst, locatie, datum, plaats, land, boeker en contactgegevens van de boeker en deelnemers aan een (internationaal) event. Of het nu gaat om een klein incident, zoals het missen van een aansluitende vlucht, een aanslag of een natuurramp. Met deze tool hebben onze klanten 24/7 toegang tot de volgende gegevens:

• Directe lokalisatie van de boekingen in binnen-en buitenland per plaats en land.
• Door wie geboekt en door welke divisies geïnitieerd.
• Up-to-date, realtime contactinformatie (mobiele telefoons, etc) zowel van de boekers als van de locatie dat geboekt is.

Duidelijk reis- en risicobeleid
Om medewerkers te beschermen is een duidelijk geformuleerd reisbeleid binnen een organisatie dus een must. Welke vaccinaties heeft iemand nodig? Wat zijn de go en no-go gebieden op een bestemming? Wat zijn de protocollen in geval van een calamiteit? Hoe bereik je je mensen, is er duidelijk inzicht wie zich waar bevindt? Je moet er niet aan denken dat je eerst allerlei emails en agenda's moet gaan naspitten om daar achter te komen. Kortom, een duidelijk risicobeleid voorkomt vervelende situaties, zoals torenhoge claims én reputatieschade. De online tool van Meetingselect helpt hierbij. En het loont, want het kan een bedrijf tienduizenden euro's besparen wanneer het misgaat. Zo wordt het naleven van The Duty of Care een heel stuk gemakkelijker.

NATM Actueel juni 2016

Zorgplicht tijdens zakenreizen

Bedrijven hebben een wettelijke zorgplicht voor hun medewerkers, ook als zij op zakenreis zijn. Om de risico’s op het gebied van zakenreizen te kunnen inschatten en om een proactief duty of care-beleid in te richten, organiseert de NATM dit najaar twee interactieve workshops.
“Onze leden hebben aangegeven dat er behoefte is aan informatie en educatie op het gebied van duty of care,” zegt Odete Pimenta da Silva, managing director van de NATM. “Ook willen travel managers weten hoe zij de wettelijke zorgplicht van het bedrijf kunnen borgen in het reisbeleid. Dat is voor ons aanleiding geweest om dit najaar met behulp van een extern bureau twee, identieke workshops te organiseren. Jan Visser, met uitzendervaring bij de Koninklijke Luchtmacht, veiligheidsadviseur zakenreizen in de petrochemische sector en eigenaar van adviesbureau Vizzur, kan naar onze mening een waardevolle bijdrage leveren.”

De workshop, die plaatsvindt op 4 oktober in Steigenberger Airport Hotel op Schiphol en 13 oktober in Jaz Amsterdam Hotel, combineert theorie met praktijk. Het doel is om het risicobewustzijn op het gebied van zakelijk reizen te vergroten en daarnaast de deelnemers te voorzien van handvatten voor implementatie van een veiligheidsbeleid ten aanzien van zakenreizen.
“Veel bedrijven worstelen ermee welke plek ze duty of care binnen de organisatie moeten geven,” zegt Pimenta da Silva. “Vaak zijn er meerdere disciplines bij betrokken, zoals Human Resources, Travel Manage¬ment, Security en Inkoop. Daarom maken wij deze workshop toegankelijk voor zowel leden als niet-leden.”

Reizen naar risicolanden
De travel manager van een onderzoeksinstituut geeft aan dat haar bedrijf druk bezig is om het reisbeleid van het bedrijf in lijn te brengen met de wettelijke zorgplicht. “Conform onze travel policy worden medewerkers geacht om hun zakenreizen via een centraal punt te boeken. Zo houden wij er zicht op wie zich waar bevindt. Samen met de afdeling Finance brengen wij momenteel in kaart wie er buiten de policy om boekt en declareert. Wij wijzen medewerkers erop hoe belangrijk het is dat wij in geval van calamiteiten weten waar zij zich bevinden. Als mensen andere boekingskanalen gebruiken, zijn wij het zicht daarop kwijt. Daarnaast geef ik aan onze afdeling Security door naar welke risicolanden onze mensen reizen. De afdeling neemt vervolgens contact op met de zakenreizigers en geeft voorlichting hoe zij moeten handelen, ook bijvoorbeeld op het gebied van cybersecurity.”

Noodzaak onderstrepen
“Duty of care lijkt misschien een buzzword, maar het is actueler dan ooit,” zegt de manager Corporate Procurement van een leasebedrijf. “Het is heel belangrijk dat bedrijven zich inspannen voor de veiligheid van hun medewerkers, dat zij te allen tijde weten waar hun zakenreizigers zich bevinden en welke risicogebieden ze beter kunnen vermijden of – als dat niet mogelijk is – welke voorzorgsmaatregelen ze moeten nemen. Vandaar dat ik mijzelf als doel heb gesteld om dit onderwerp op de agenda van ons bedrijf te krijgen. In mijn ogen valt duty of care niet onder de verantwoordelijkheid van Procurement, maar van Human Resources (HR). Toch heeft dat mij er niet van weerhouden om het initiatief te nemen en een policy & procedure voor duty of care neer te zetten die mijn collega’s van HR kunnen oppakken en implementeren.”
De eerste stap is gezet, geeft de inkoopmanager aan. “Ik heb bij HR onder de aandacht gebracht dat de recente gebeurtenissen zoals in Zaventem, Turkije en Parijs de noodzaak onderstrepen om als bedrijf onze zorgplicht op orde te hebben. Dergelijke aanslagen hebben impact op zakelijke reizigers en dus ook op die van ons. De reactie van HR was positief, hoewel mijn collega’s wel vonden dat de reisagent een belangrijke rol dient te spelen in dit geheel. Daar ben ik het gedeeltelijk mee eens. In mijn ogen ligt de rol van de reisagent in eerste instantie bij het signaleren van een calamiteit en ons te informeren als een reiziger van ons zich in het betreffende gebied bevindt. Dat ontslaat ons echter niet van onze eigen zorgplicht. De workshop die door de NATM wordt georganiseerd sluit mooi aan op waar wij mee bezig zijn en ik ga voorstellen om daar samen met mijn collega van HR naartoe te gaan.”