Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in comments
Search in excerpt
Search in posts
Search in pages
Search in groups
Search in users
Search in forums
Filter by Categories
Change en Innovatie
Data security
Duty of Care
Geen categorie
Meeting management
NATM Board
Risk management
Strategisch meeting management
Travel apps
Travel expense
Travel Mobile Strategy
Travel Policy
Traveller Engagement
Update Coronavirus 25 March 2020

Update Coronavirus

NATM is closely monitoring the spread of respiratory illness caused by a the coronavirus as first identified in Wuhan, China. Additional cases have been identified in a growing number of other international locations.

Need help returning to the Netherlands?

Dutch travellers abroad who are unable to arrange their return to the Netherlands because of the COVID-19 crisis can register on www.bijzonderebijstandbuitenland.nl. The Dutch government and its partners in the travel and insurance sector will assist you.


Stricter measures to control coronavirus

News item | 23-03-2020 | 22:10

On Monday 23 March the government introduced additional measures to combat the coronavirus outbreak. Prime Minister Mark Rutte, justice and security minister Ferd Grapperhaus, health minister Hugo de Jonge and medical care minister Martin van Rijn announced the measures at a press conference. The measures are based on the advice of the National Institute for Public Health and the Environment (RIVM).

The new and stricter measures are as follows:

  • Stay home as much as possible. Leave the house only to go to work if you cannot work at home, to buy groceries or to take care of others. You can go out to get some fresh air, but do not do so in groups. Always keep a good distance from other people (at least 1.5 metres) and avoid all social activities and groups of people. At home: limit the number of visitors to 3 and keep sufficient distance (1.5m) from each other.
  • As before, if you have a cough or a cold: stay home. If someone in your household develops a fever, all the members of the household should stay home. This does not apply to key workers in crucial sectors and critical processes, unless they themselves get sick.
  • All gatherings are prohibited until 1 June, even gatherings of less than 100 people. This is a tightening of the existing ban (that applied up to 6 April). An exception is made for funerals and religious weddings. More information about this will follow soon.
  • Public transport and shops are required to take measures to ensure that people keep a good distance. For instance, by limiting the number of people allowed in the shop at the same time.
  • Businesses in contact-based industries, such as hair salons and beauty parlours, must be closed until 6 April. Other professionals, such as physiotherapists, are urged to work via video calls wherever possible.
  • Casinos are now subject to the same restrictions as establishments serving food and drink, and will be closed from 24 March 2020.
  • Establishments such as holiday parks must put measures in place so that people keep a distance of 1.5 metres from each other. Failing this, local authorities may order these locations to close.
  • Mayors may designate areas, like parks, beaches or neighbourhoods, where people are not allowed to collect together. The authorities will take action against groups of 3 or more people, who do not all maintain a distance of 1.5 metres from each other. This does not apply to children or to people in the same household, such as families.
  • The ban on gatherings does not apply to public markets as these play a crucial role in bringing food to consumers in some parts of the country. Municipalities and market superintendents will examine ways that a good distance between members of the public can be maintained.
  • The government also wants to be able to enforce existing measures more effectively. Mayors will have the option of enacting an emergency bye-law, to more easily and more quickly initiate enforcement activities. Mayors can also order specific locations to be closed, including parks, beaches and campsites. And people who violate the rules can be fined.

Previously published measures remain in force. For more information, read about the approach to tackling coronavirus in the Netherlands.

The measures are in keeping with the Netherlands’ approach, which is to make sure that the healthcare system is able to cope and has enough capacity to help the people who need it most. This approach and the measures are based on the advice of the Outbreak Management Team. This is a group of experts chaired by Jaap van Dissel, director of the National Institute for Public Health and the Environment (RIVM).

New information will be added here. The questions and answers on www.government.nl/coronavirus will also be updated.

Employee Travel Restrictions

We are aware that a number of our members are issuing guidance to staff which includes:

  • A complete ban on travel to / from Wuhan
  • A complete ban on travel to / from Italy
  • A ban on inhouse meetings, internal and external meetings is ordered
  • A ban/ Restricting / deferring non-essential travel to mainland China
  • Restricting / deferring domestic travel within mainland China and/or pre-approval to travel
  • A ban/ Restricting / deferring travel to and/or from Hong Kong and Macau
  • A ban/ Restricting / deferring travel to and/or from Italy, Iran and South Korea
  • Any travel to affected regions must be pre-approved by senior management, risk and / or security teams
  • Monitoring of incoming visitors from Mainland China, Hong Kong, Macau, Italy and Taiwan
  • Employees returning from infected area’s are being requested / mandated to work from home for 14 days and should return to work only if symptom-free after that duration
  • Any employee who develops fever and flu-like symptoms within 14 days of travel should stay home and notify their healthcare provider
  • Providing guidance and links to employees from medical and security assistance vendors
  • Advising where extra screening measures and travel restrictions are in place at various locations across the world

Please check the Dutch Government website for specific country bans: https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

Additional Protective Measures

To help prevent the spread of respiratory viruses:

  • Wash your hands often with soap and water or alcohol-based hand sanitiser
  • Avoid touching your eyes, nose and mouth with unwashed hands
  • Avoid close contact with people who are sick
  • Stay home when you are sick
  • Cover your cough or sneeze with a tissue, then throw the tissue in the bin
  • Clean and disinfect frequently touched objects and surfaces.

How to greet each other:


Useful Websites
Coronavirus heeft grote impact op zakenreizen

Als gevolg van het coronavirus annuleren in Nederland gevestigde bedrijven en organisaties op grote schaal geplande zakelijke bijeenkomsten en evenementen. Dit blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Associatie voor Travel management (NATM) onder haar leden.

Vorige week heeft de NATM een survey gehouden onder de travel managers en zakenreisinkopers die lid zijn van de belangenvereniging voor het reizende bedrijfsleven in Nederland. Hieruit blijkt dat het coronavirus een grote impact heeft op het reisgedrag van hun bedrijf of organisatie. Iets meer dan de helft (52 procent) van de ondervraagden meldt dat ze minstens ‘een paar’ vergaderingen of evenementen hebben geannuleerd. Ruim een kwart (26 procent) van de respondenten geeft aan dat ‘veel’ vergaderingen of evenementen zijn geannuleerd, en eveneens 26 procent heeft het over het annuleren van ‘sommige’ zakelijke bijeenkomsten.

Bedrijven stellen ook vergaderingen en evenementen uit vanwege het coronavirus. 74 procent van de respondenten heeft ten minste ‘een paar’ vergaderingen of evenementen uitgesteld, 43 procent heeft bijeenkomsten verplaatst naar een nieuwe locatie en 5 procent heeft alles afgelast of uitgesteld vanwege het coronavirus.

Het virus heeft met name grote impact op zakenreizen naar Azië en Italië. Van de NATM-leden geeft 90 procent aan dat hun bedrijf ‘de meeste’ of ‘alle’ zakenreizen naar China heeft geannuleerd of opgeschort. Een meerderheid van de respondenten heeft vergelijkbare stappen gezet voor bijeenkomsten in en zakenreizen naar Hong Kong (72 procent), Italië (53 procent), Japan (42 procent), Zuid-Korea (39 procent) en Taiwan (22 procent). Zakenreizen naar Duitsland, België, Kroatië, Oostenrijk en andere Europese landen worden beperkt geannuleerd of uitgesteld.

“Naarmate het virus zich verder buiten China verspreid, wordt het reisbeleid van bedrijven in rap tempo aangescherpt,” zegt Odete Pimenta da Silva, managing director van de NATM. “63 procent van onze leden zegt dat hun bedrijf op dit moment nieuwe goedkeuringsprocedures voor zakelijk reizen heeft ingesteld. Bij veel bedrijven geldt een algeheel reisverbod naar risicogebieden en een maximum aan het aantal medewerkers dat überhaupt op zakenreis mag. Bedrijven nemen hun – wettelijke – zorgplicht serieus. Covid-19, zoals het virus officieel heet, heeft in korte tijd al meer impact dan alle andere virussen die we deze eeuw hebben meegemaakt. Denk daarbij aan het zika-virus( 2016), ebola (2014), de varkensgriep (2009) en Sars (2002). De economische schade voor onze leden, zowel de aangesloten bedrijven als industriepartners, loopt nu al in de miljarden euro’s.”


Over de NATM
De Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM) is de grootste belangenorganisatie voor het reizende bedrijfsleven in Nederland. De aangesloten travel managers en travel buyers zijn verantwoordelijk voor de inkoop en organisatie van de zakenreizen van de medewerkers van hun bedrijf.  Om de effecten van het coronavirus op zakelijk reizen in kaart te brengen heeft de NATM vorige week een peiling gehouden onder haar leden.

Bedrijfsleven mijdt zakenreizen naar China

Vanwege zorgen omtrent het coronavirus probeert het bedrijfsleven zakenreizen naar China zoveel mogelijk te vermijden. Dit constateert Odete Pimenta da Silva, managing director van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM), op basis van een inventarisatie onder de leden van de belangenvereniging. Op verzoek van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) heeft de NATM in kaart gebracht hoeveel Nederlandse zakenreizigers zich in de stad Wuhan en provincie Hubei, en in China in het algemeen bevinden.

“Onze leden, die bedrijven vertegenwoordigen die van een half miljoen tot 100 miljoen euro aan zakenreizen uitgeven per jaar, nemen de veiligheid en gezondheid van hun medewerkers heel serieus,” zegt Pimenta da Silva. “Sommige bedrijven beperken de reizen naar China tot een minimum, andere zijn in het geheel gestaakt. Als NATM blijven wij hierover in contact met Buitenlandse Zaken om onze leden zo goed mogelijk van advies te voorzien.”

Lees verder...

Zakenreizen: soms zijn ze wat te enerverend

Zakenreizigers kampen met een imagoprobleem. Buitenstaanders beoordelen hun trips al snel als ‘snoepreizen’, terwijl ze vaak overuren maken en slecht slapen. Hoe voorkom je dat je reis een uitputtingsslag wordt?

Over het algemeen is er geen tijd om bij te slapen. Als ambassadeur van een merk ben ik het gezicht en neem ik altijd de uitnodiging aan om met mensen te gaan eten. Dat hoort nu eenmaal bij mijn functie’, aldus Robert Schinkel (44), ambassadeur van theemerk Dilmah en eigenaar van theelikeurenmerk Pekoe. Hij doet ongeveer eens per maand Europese steden, het Midden-Oosten en Azië aan.


NATM Actueel: Meer aandacht voor vrouwelijke zakenreizigers

<em>Bijna zeven op de tien travel managers (69 procent) denkt dat vrouwelijke zakenreizigers onderweg meer risico’s lopen dan hun mannelijke collega’s. Daarnaast vindt een ruime meerderheid (61 procent) het belangrijk om de veiligheid van vrouwen speciale aandacht te geven bij het implementeren van een risico­managementprogramma.

Dit blijkt uit onderzoek van de Global Business Travel Association (GBTA), de internationale zusterorganisatie van de NATM, en WWStay, dat bemiddelt in accom­modaties voor langere verblijven. Aan de survey deden 183 travel managers mee. Meer dan de helft van de respondenten (53 procent) geeft aan dat het percentage vrouwelijke zakenreizigers binnen hun bedrijf de afgelopen drie tot vijf jaar is toegenomen. Dat heeft echter niet geleid tot aanpassingen van het reisbeleid. En hoewel recente nieuwsberichten over seksueel grensoverschrijdend gedrag het bewustzijn van bedrijven heeft vergroot om een veilige werkom­geving voor (vrouwelijke) medewerkers te creëren, geeft slechts 21 procent van de travel managers aan dat dit aanleiding is geweest om hun reisprogramma te herijken.

“Ons onderzoek laat zien dat travel managers zich zorgen maken over de veiligheid van hun vrouwelijke zakenreizigers. Desalniettemin heeft slechts 18 procent van de bedrijven een reisbeleid dat specifiek ingaat op de veiligheid van vrouwen onderweg,” zegt Christle Johnson, president van de GBTA. “Als bedrijfstak moeten we meer doen om de veiligheid van onze vrouwelijke ‘road warriors’ te waarborgen, vooral omdat vrouwen een steeds groter deel uitmaken van onze populatie zakenreizigers.”

Qua voorlichting voor vrouwelijke zakenreizigers gaat de meeste aandacht uit naar seksuele intimidatie en geweld (63 procent), gevolgd door gevaar voor aanranding en ontvoering (39 procent) en specifieke richtlijnen voor reizen naar bepaalde landen en regio’s (38 procent).

Locatie is belangrijke veiligheidsfactor
Een grote meerderheid van de travel managers (88 procent) is van mening dat de locatie van de verblijfsaccommodatie een belangrijke veiligheids­overweging is als vrouwen voor zaken op reis gaan. Ruim de helft (54 procent) vindt dat dit ook geldt voor het type accommodatie – een traditioneel hotel heeft nog altijd de voorkeur, vindt 38 procent. Toch zegt minder dan de helft van de respondenten (44 procent) dat hun bedrijf ‘vrouw­vriendelijke’ kamers aanbeveelt. Daaronder verstaan zij bijvoorbeeld kamers met dubbele sloten, kamers op de derde verdieping of hoger en 24-uurs beveiliging.

Naast de locatie zijn andere belangrijke veiligheidsoverwegingen bij het kiezen van een accommodatie: goed verlichte parkeerplekken; schone kamers; gecontroleerde toegang tot de accommodatie; en een 24-uurs receptie.

Verder is communicatie onderweg erg belangrijk. 57 Procent van de travel managers zegt goede middelen te hebben om te allen tijde met reizende collega’s te kunnen communiceren en beoordeelt zichzelf hiervoor met een rapportcijfer van 8 of hoger. Desondanks zegt een op de vijf travel managers (18 procent) dat hun bedrijf geen ‘hotline’ heeft voor hulp in noodsituaties, een belangrijk hulpmiddel voor vrouwelijke reizigers volgens GBTA. Qua transport is bij drie op de vijf reisprogramma’s (61 procent) de regel dat voor vrouwelijke reizigers ‘zelden’ of ‘nooit’ gebruik wordt gemaakt van vervoer met een chauffeur.

”Bij een toename aan vrouwelijke medewerkers, en dus ook vrouwelijke reizigers, is het van belang dat het senior management zich bewust wordt van de specifieke risico’s die een vrouwelijke zakenreiziger loopt,” zegt Odete Pimenta da Silva, managing director van de NATM. ”De verschillende culturen en de rol van de vrouw in de maatschappij zorgen er helaas voor dat acceptatie van een vrouwelijke zakenreiziger verschilt van land tot land. De focus in het reisbeleid zou meer gericht moeten zijn op de veiligheid en het comfort voor vrouwelijke zaken­reizigers.”

NATM Actueel: Veiligheidsrisico’s en de impact op zakenreizigers

Zakenreizigers worden tijdens hun trips geconfronteerd met een groot aantal risico’s: van alledaagse tot catastrofale. De Global Business Travel Association (GBTA) heeft
798 Amerikaanse ‘road warriors’ gevraagd hoe zij de veiligheidsrisico’s ervaren tijdens hun zakelijke reizen.

Het GBTA-onderzoek geeft een beeld van hoe reizigers denken over de gevaren die zij tijdens een zakenreis lopen, hoe hun bedrijf met deze risico’s omgaat en welke maatregelen hun werkgever heeft genomen om deze te verkleinen of te vermijden.

Zakenreizigers zien terrorisme als het grootste veiligheidsrisico dat zij onderweg kunnen lopen. Bijna de helft van de ondervraagden (45 procent) noemt terrorisme als zijn/haar grootste angst tijdens een zakenreis. Dat percentage is veel hoger dan de zorg om geconfronteerd te worden met misdaad op straat (15 procent), gezondheidsproblemen, uitbraak van besmettelijke ziekten en hygiëne (13 procent), diefstal van persoonlijke bezittingen (12 procent), ontvoering (8 procent) en natuurrampen (6 procent).

De angst om onderweg met terrorisme te worden geconfronteerd, kan verschillende oorzaken hebben. Op de eerste plaats is er grote media-aandacht voor terroristische incidenten, zowel in de VS als in Europa. Op de tweede plaats hebben terroristen de neiging om aan reizen gerelateerde doelwitten te kiezen, zoals vliegtuigen, luchthavens en hotels. Andere oorzaken zijn: de onvoorspelbaarheid van terrorisme, het groeiende aantal incidenten in de westerse wereld en het hoge aantal slachtoffers tijdens recente aanslagen.

Impact terrorisme op reisgedrag is groter dan Ebola
Desondanks zijn zakenreisprogramma’s minder gericht op mogelijke terroristische aanslagen dan op andere aspecten met betrekking tot veiligheid. Problemen die te maken hebben met ziekte, politieke instabiliteit in een land, natuurrampen en diefstal zijn nu eenmaal makkelijker te vertalen naar een effectieve risk management strategie.

Toch zouden bedrijven de onrustgevoelens van hun zakenreizigers ten aanzien van terrorisme heel serieus moeten nemen. Eerder onderzoek van GBTA toonde aan dat slechts een kleine meerderheid – 57 procent – van de Amerikaanse zakenreizigers zich tijdens een zakenreis altijd veilig voelt. Goede communicatie met de reizigers, bijvoorbeeld over de hulpverlening die het bedrijf in geval van nood geeft, kan helpen om deze angstige gevoelens van medewerkers te verminderen.

De overgrote meerderheid van de zakenreizigers (91 procent) is overigens van mening dat het bedrijf waarvoor ze werken om hun reisveiligheid geeft. Slechts 2 procent vindt dat niet. Op de vraag hoeveel impact bepaalde gebeurtenissen hebben op de frequentie van reizen, staat terrorisme met 7,6 punten bovenaan de lijst, op een schaal van 10. Dat impliceert dat terrorisme het reisgedrag meer beïnvloedt dan de uitbraak van lokale of regionale ziektes, zoals Zika en Ebola (7,3 punten), beperkingen van het zakenreisbudget (7,3 punten) en de wereld­economie (6,3 punten).

Hotels buiten het reisprogramma boeken
Uit het GBTA-onderzoek blijkt ook dat veiligheids­incidenten zakenreizigers beïnvloeden bij hun keuze van accommodatie – 23 procent heeft het afgelopen jaar om die reden de manier waarop zij hotels boeken gewijzigd. Van de ondervraagde zakenreizigers geeft 41 procent aan dat ze nu proberen te verblijven in een hotel of andere vorm van accommodatie die door het bedrijf is goedgekeurd. Vier van de vijf zakenreizigers (79 procent) geven aan dat zij het belangrijk vinden dat de veilig­heids­procedures van het hotel in orde zijn.

Bedrijven besteden ook meer aandacht aan het veilig­heidsaspect bij het selecteren van hotels voor hun travel management programma. Daarbij signaleren travel managers dat het nog steeds een probleem is dat veel zakenreizigers buiten het hotelprogramma van het bedrijf om boeken. In geval van calamiteiten is het dan soms moeilijk om medewerkers te traceren.

Het rapport van GBTA is voor NATM-leden te downloaden via de resource library op www.gbta.org.

Duty of Care Masterclass Registration is open!

Registration for Duty of Care Masterclass is now open!

See 'Agenda' for more information and the registration form.

NATM Actueel: End-to-end travel management

De ledenbijeenkomst van de NATM afgelopen april stond in het teken van end-to-end travel management. Wat is dat nu precies? En wat betekent dat voor travel managers? Een zoektocht op internet levert meer vragen op dan antwoorden.

“End-to-end is een proces met een begin en een einde, met onderweg de nodige hindernissen die je moet nemen,” zegt Jan Willem Basselier van Concur Technologies. ”En die zijn altijd lastiger dan je in eerste instantie denkt.”
Op de agenda van travel managers staan veel onderwerpen die ‘trending’ zijn. Denk bijvoorbeeld aan safety & security, dataprotectie, open booking, mobiele technologie, de deeleconomie en – niet op de laatste plaats – duty of care. “De zorgplicht van bedrijven beperkt zich niet tot mede­werkers die op zaken­reis zijn,” zegt Basse­lier. “In geval van een calamiteit wil je weten of álle medewerkers veilig zijn. Zijn er bijvoorbeeld buitenlandse vestigingen in de buurt van de calamiteit of in een risicogebied? Zijn er medewerkers met een thuiswerkplek in dat gebied? Risk of travel managers staan daar niet altijd bij stil. Toch kan bijvoorbeeld een overstroming of een gasexplosie een groot bereik hebben. Dan wil je als organisatie het juiste veiligheidsplan in werking kunnen stellen, gebaseerd op de meest accurate informatie over de locatie van medewerkers, ongeacht of die op reis zijn.”

Travel managers moeten ook de impact van mobiele technologie niet onderschatten, zegt Basselier. “Het aantal mobiele abonnementen overstijgt op termijn het aantal mensen op aarde. Veel mensen functioneren niet zonder hun mobieltje; ze zijn versmolten met hun telefoon, het is het eerste wat ze pakken als ze ’s ochtends wakker worden. Voor zakenreizigers is het vaak de levenslijn met het thuisfront. Het is het enige apparaat dat reizigers echt altijd bij zich hebben. Als travel manager kun je daar je ogen niet voor sluiten, omarm het dus. Mobiel is de toekomst. Weet u nog hoe het was toen e-ticketing werd geïntroduceerd? En kunt u zich nu nog voorstellen om met papieren tickets te reizen? De ontwikkelingen geen razendsnel en niets doen is geen optie.”

Een gelukkige reiziger is een productieve reiziger
Medewerkers die 40 keer per jaar in het vliegtuig stappen, willen graag dat de stress rondom het reizen wordt weggenomen. Travel managers moeten ervoor zorgen dat zij de hele keten beheersen, van het begin tot het eind. “Kijk waar de knelpunten zitten en los deze op,” zegt Basselier. “Als je alleen maar bang bent om de controle te verliezen, bereik je niets. Mijn boodschap is: bevrijd mensen van complexe procedures tijdens het gehele reisproces, vanaf het boeken van de reis tot aan het verwerken van de onkostendeclaraties. Zoek de balans tussen vrijheid van keuze van de reiziger en de controle van het bedrijf of het reisbeleid wel wordt nageleefd. Je hoeft zelf het wiel niet uit te vinden, er zijn genoeg technologische middelen die daarbij kunnen helpen. Voor elke grootte bedrijf en voor elk budget is er een oplossing. Het is de investering waard. Vergeet niet dat een gelukkige reiziger een productieve reiziger is.”

Duty of Care, Waarom? En voor wie?

Van werkgevers wordt verwacht dat zij binnen hun organisatie een werkklimaat scheppen waarbij gezondheid, welzijn en veiligheid van alle werknemers centraal staat. Dit valt onder de zorgplicht van de werkgever, ook wel Duty of Care genoemd. Of je medewerkers nu op kantoor werken, vanuit huis werken of voor het bedrijf onderweg zijn binnen of buiten Nederland. Dat wordt nog wel eens vergeten, of beter gezegd dat realiseert niet iedere werkgever zich.

Ten aanzien van reizen betekent dit dat zij juridisch en moreel verplicht zijn een adequaat en toereikend reisveiligheidsbeleid door te voeren waarbij alle risico’s zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en vervolgens maximaal zijn beperkt zodat de reiziger aan een minimaal risico wordt blootgesteld. Een goede interne verslaglegging van dit proces staat hierbij centraal.

De perceptie en het profiel van het zogenaamde Duty of Care is de afgelopen jaren voor alle bedrijven ingrijpend veranderd. Voorheen werd hier slechts door grote bedrijven (bijvoorbeeld de risicovolle olie- en gasindustrie) aandacht aan besteedt. Echter, onder meer als gevolg van de recente aanslagen in Stockholm, Nice, Parijs, Brussel en Londen, wordt ook van kleine bedrijven verwacht dat zij Duty of Care toepassen op alle beslissingen t.a.v. hun zakenreizigers.

Daar komt bij dat veel bedrijven tegenwoordig hun medewerkers veel verder weg van huis te werk stellen (bijvoorbeeld BRIC landen) om hun producten of diensten aan te bieden. Om die reden wordt er frequenter en verder gereisd, soms naar afgelegen en onbekende regio’s waar verhoogde risico’s gelden. Daarbij gaat het niet alleen om terrorisme, criminaliteit en gezondheidsproblematiek maar ook bijvoorbeeld om auto-ongelukken, de kans op natuurrampen en andere heersende cultuurnormen (bijvoorbeeld t.a.v. vrouwen of homoseksualiteit). Hierdoor wordt een gedegen benadering t.a.v. Duty of Care voor bedrijven steeds belangrijker.

Als werknemers voor hun werk moeten reizen is het daarom aan de werkgever om hun veiligheid maximaal in acht te nemen en de medewerkers informatie te verstrekken over hoe te handelen in geval van nood. Hierbij gaat het, behalve om eerder genoemde zaken, ook over hoe te handelen in het geval van het verlies van een paspoort, het missen van een vlucht, onderweg ziek worden of te wijzen op de gevaren van zelf autorijden na een lange nachtvlucht, bij wie de reiziger in de taxi stapt of in welk hotel hij wordt ondergebracht.

In lijn met de missie van de vereniging levert de NATM een bijdrage aan het professionaliseren van de zakenreisbranche in het algemeen en het kennisniveau van haar leden in het bijzonder. Hiertoe is voor beide ledengroepen, travel managers én industrieleden, een op maat gemaakte Duty of Care Masterclass samengesteld die in het najaar zal plaatsvinden. Ook nodigt de NATM niet-leden werkend in de zakelijke reiswereld uit om zich aan te melden.

Meer informatie vind je binnenkort op de agenda.

Duty of Care: zorgplicht van werkgevers in de zakelijke reis-en eventbranche

Je hoort de term steeds vaker voorbij komen: The Duty of Care, oftewel de zorgplicht van werkgevers richting hun medewerkers. Dit is zeker belangrijk voor event & meeting planners, groepen en zakenreizigers die vanwege hun werkzaamheden regelmatig op pad zijn in het buitenland. Als speler in de zakelijke reis- en eventbranche staat wat ons betreft The Duty of Care bovenaan op de agenda. Toch laten veel bedrijven dit hot topic nog liggen. Ze focussen zich vaak alleen op individuele reizigers en vergeten de direct geboekte meetings- en groepsreserveringen bij hotels. En dat is jammer, want het heeft veel voordelen – los van de morele verplichting die het met zich meebrengt. Meetingselect ontwikkelde een innovatieve online tool, waarbij onze klanten met één druk op de knop bij alle gegevens kunnen van de medewerkers en deelnemers aan een event, waar ook ter wereld.

Goed voor je mensen zorgen
In deze tijden waarin natuurrampen, stakingen in de luchtvaart en aanslagen helaas regelmatig voorkomen, is het belangrijk om een centraal communicatieplatform te hebben om deelnemers aan congressen, groepen en medewerkers weer veilig thuis te krijgen. Er kan helaas van alles gebeuren tijdens een (zaken)reis. Zo staat de aswolk na de vulkaanuitbarsting in IJsland bij veel mensen nog vers in het geheugen gegrift. In 2010 lag het luchtverkeer in Europa een paar dagen volledig plat. Om medewerkers te beschermen tegen dit soort situaties is daarom ook in Nederland een speciale Zorgplichtwet in het leven geroepen. Dit houdt in dat werkgevers moeten zorgdragen voor de veiligheid en gezondheid van hun personeel. Dat gaat overigens veel verder dan bovengenoemde calamiteiten. Ook wanneer iemand tijdens werktijd een voedselvergiftiging oploopt of zijn of haar paspoort kwijtraakt, heeft de werkgever de verantwoordelijkheid dit adequaat op te lossen. En wat dacht je van de garantie dat iemand na een lange vlucht niet zelf in de auto hoeft te stappen, maar een taxi kan nemen? Dat een medewerker business class vliegt op intercontinentale vluchten? Het zijn slechts enkele voorbeelden van de morele en juridische verplichtingen die internationaal opererende bedrijven hebben.

Direct toegang tot belangrijke gegevens
Speciaal voor inkopers, travel managers, risk managers en eigenlijk iedereen die zich bezighoudt met zakenreizen en internationale meetings & events, heeft Meetingselect een innovatieve online tool ontwikkeld, waarbij je met één druk op de knop inzicht hebt in de gegevens van de bijeenkomst, locatie, datum, plaats, land, boeker en contactgegevens van de boeker en deelnemers aan een (internationaal) event. Of het nu gaat om een klein incident, zoals het missen van een aansluitende vlucht, een aanslag of een natuurramp. Met deze tool hebben onze klanten 24/7 toegang tot de volgende gegevens:

• Directe lokalisatie van de boekingen in binnen-en buitenland per plaats en land.
• Door wie geboekt en door welke divisies geïnitieerd.
• Up-to-date, realtime contactinformatie (mobiele telefoons, etc) zowel van de boekers als van de locatie dat geboekt is.

Duidelijk reis- en risicobeleid
Om medewerkers te beschermen is een duidelijk geformuleerd reisbeleid binnen een organisatie dus een must. Welke vaccinaties heeft iemand nodig? Wat zijn de go en no-go gebieden op een bestemming? Wat zijn de protocollen in geval van een calamiteit? Hoe bereik je je mensen, is er duidelijk inzicht wie zich waar bevindt? Je moet er niet aan denken dat je eerst allerlei emails en agenda's moet gaan naspitten om daar achter te komen. Kortom, een duidelijk risicobeleid voorkomt vervelende situaties, zoals torenhoge claims én reputatieschade. De online tool van Meetingselect helpt hierbij. En het loont, want het kan een bedrijf tienduizenden euro's besparen wanneer het misgaat. Zo wordt het naleven van The Duty of Care een heel stuk gemakkelijker.