Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in comments
Search in excerpt
Search in posts
Search in pages
Search in groups
Search in users
Search in forums
Filter by Categories
Airlines
Business
Change en Innovatie
Data security
Duty of Care
Educatie
Events
GBTA
Geen categorie
Hotels
Meeting management
NATM Board
NDC
Prijsonderhandelingen
Research
Risk management
Sponsors
Strategisch meeting management
Sustainability
Technologie
TMC
Travel
Travel apps
Travel expense
Travel Mobile Strategy
Travel Policy
Traveller Engagement
Trein
Trends
Visa
NATM Actueel mei 2016

Grip op verborgen kosten

Het grootste deel van de zakenreisuitgaven heeft betrekking op luchtvaarttickets en hotelover­nachtingen, waardoor de meeste aandacht van travel managers zal uitgaan naar luchtvaart- en hotelprogramma’s. Toch valt er ook op meerdere gebieden winst te behalen. Eén van de redenen waarom de NATM begin april een sessie over de verborgen kosten bij zakenreizen organiseerde.

Tot de verborgen kosten behoren onder meer uitgaven voor grondtransport, lunch- en dinerkosten, minibar, kosten voor kleine meetings, toeslagen zoals wifi aan boord en kosten voor mobiel dataverkeer. Er zijn diverse manieren om ook op deze uitgaven grip te krijgen. De taxikosten kun je bijvoorbeeld terugdringen door met één taxibedrijf zaken te doen of te profiteren van voordelige tarieven door tijdig vooraf te reserveren. Bij autohuur kun je de reizigers laten weten welke verzekering ze moeten gebruiken, zodat ze niet onnodig oververzekeren.

In het algemeen geldt dat je geen kosten kunt beheersen die je niet in kaart hebt gebracht. Pas als je weet wat je waar aan uitgeeft, krijg je inzicht waar mogelijk besparingen te realiseren zijn. Onderzoek van Amadeus laat zien dat er een plafond is aan het besparen op de directe kosten. “Zo’n 47 procent van de bedrijven geeft aan dat ze geen mogelijkheid meer ziet om de onderhandelde tarieven met leveranciers verder te verlagen,” zegt Inge van Dooren van Amadeus. “Zij zullen daarom nu hun aandacht moeten richten op de indirecte kosten, bijvoorbeeld door procesoptimalisatie.”

Kosten besparen zonder kwaliteitsverlies
BTW behoort eveneens tot de verborgen kosten. Clive Gould van Taxeo gaf een presentatie hoe je  deze verborgen kosten kunt terugdringen door het claimen van in het buitenland betaalde btw te automatiseren. In Europa wordt per jaar 5,5 miljard euro aan btw betaald. Een groot deel daarvan heeft betrekking op geld dat in het buitenland is uitgegeven aan hotels, autohuur en MICE.
Op de vraag aan de aanwezige travel managers of hun bedrijf btw terugvordert bij buitenlandse zaken­reizen, antwoordde 33 procent ja, 40 procent nee en de overige 27 procent wist het niet. “Veel bedrijven onderhandelen tarieven bij voorkeurhotels,” zegt Gould. “Daarvan geeft 65 procent aan dat de prijzen in 2016 zijn gestegen. De gemiddelde korting op de kamerprijzen is 16 procent. Het potentieel aan btw dat kan worden teruggevorderd is 5 tot 12 procent. Dat betekent dat de totale besparingsmogelijkheden op een hotelverblijf in het buitenland 21 tot 28 procent is.” Travel managers laten dus substantieel geld liggen als ze de btw niet terugvorderen. Dit terwijl het op andere gebieden veel meer moeite kost om de kosten met ruim 10 procent terug te dringen. Bovendien worden op deze manier kosten bespaard, zonder te moeten inleveren op kwaliteit.

Bestemmingen met hoog btw-tarief
Waarom wordt dat dan lang niet altijd gedaan? In het algemeen is zo’n 40 procent van alle facturen van reis- en hospitalitykosten niet geschikt om btw terug te vorderen, doordat de juiste fiscaal vereiste gegevens op de factuur ontbreken. Dat leidt tot een duur en inefficiënt handmatig proces. Andere redenen zijn dat het te vorderen bedrag te laag is, het bedrijf niet van deze mogelijkheid op de hoogte is, admini­stratieve obstakels en gebrek aan goede IT.
“Als je echter aan de hotels waar je veel mee samenwerkt digitale facturen vraagt die voldoen aan de belastingwetgeving, optimaliseer je de btw-teruggave terwijl je de kosten beperkt. Richt je daarbij op bestemmingen met een hoog belastingtarief in een land dat de mogelijkheid biedt om btw te claimen,” is het advies van Gould. “In Groot-Brittannië geldt bijvoorbeeld een btw-tarief van 20 procent. Dit geld krijg je gegarandeerd terug, als je maar de juiste documenten inlevert.”
Ten slotte kan een bedrijf dat gespecialiseerd is in het claimen van btw dit hele proces automatiseren om tot een maximaal resultaat te komen. Zou voor elk internationaal bedrijf met een hoge frequentie aan zakelijk reisverkeer de moeite van een haalbaarheidsonderzoek waard moeten zijn.