Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in comments
Search in excerpt
Search in posts
Search in pages
Search in groups
Search in users
Search in forums
Filter by Categories
Airlines
Business
Change en Innovatie
Data security
Duty of Care
Educatie
Events
GBTA
Geen categorie
Hotels
Meeting management
NATM Board
NDC
Prijsonderhandelingen
Research
Risk management
Sponsors
Strategisch meeting management
Sustainability
Technologie
TMC
Travel
Travel apps
Travel expense
Travel Mobile Strategy
Travel Policy
Traveller Engagement
Trein
Trends
Visa
NATM Actueel september 2016

Hoewel bedrijven met grote zakenreisuitgaven meestal wel een beleid hebben ten aanzien van reizen en verblijven, geldt dit vaak niet voor de kosten van MICE – Meetings, Incentives, Congressen en Evenementen.

Toch kun je door de uitgaven voor grote en kleine bijeenkomsten te stroomlijnen veel geld besparen. Aanleiding voor de NATM om een ledenmiddag te organiseren over Strategisch Meetings Management (SMM). Vanwege het grote aantal meetings dat in de farmaceutische industrie wordt georganiseerd, is deze sector een voorloper op het gebied van SMM. Een travel manager werkzaam in deze branche was bereid om zijn ervaringen op het gebied van MICE te delen met collega-NATM-leden.

“Het organiseren van meetings behoort vaak tot het takenpakket van de travel manager of travel buyer, met name bij kleine en middelgrote bedrijven,” zegt de travel manager, wiens naam vanwege de beleidsregels van zijn bedrijf niet kan worden genoemd. “Uit een korte enquête onder de NATM-leden blijkt dat ruim 60 procent verantwoordelijk is voor de meetings van het bedrijf. Dit is ook logisch, omdat je veelal met dezelfde leveranciers te maken hebt als bij het organiseren van zakenreizen. Toch blijkt dat slechts 9 procent van de bedrijven een beleid heeft ten aanzien van meetings. Ruim een derde (36 procent) van de ondervraagden geeft aan dat dit in ontwikkeling is en 27 procent erkent de noodzaak van een SMM-programma. Travel managers hebben SMM dus wel op de agenda staan.”

Mogelijke knelpunten
Bij het opstarten van een programma is het van belang om de stakeholders te identificeren, zegt de travel manager. ”Als je de mensen die meetings boeken niet bij het project betrekt en ze niet weet te overtuigen van het belang van een meetings programma, dan is het gedoemd om te mislukken.”

Het opzetten van een SMM-programma kan een grote uitdaging zijn. Mogelijke knelpunten zijn:

  • Geen inzicht – Door gedecentraliseerde boekingen, geen aparte budgettering voor evenementen en verschillende manieren en kanalen om te betalen, is het moeilijk om te bepalen hoeveel je bij wie uitgeeft;
  • Geen mandaat – Niemand voelt zich verant­woor­delijk en het senior management wil dit onderwerp niet op de agenda zetten of wil veran­deringen en wijzigingen in beleid niet ondersteunen;
  • Geen kennis – In het algemeen zijn de MICE en reismarkt ondergewaardeerd. Iedereen denkt dat hij een expert is sinds je via internet kunt boeken, maar kennis van de reisindustrie en bij voorkeur specifieke kennis van de MICE-markt is een vereiste;
  • Geen verantwoordelijkheid – Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor meetings & events? De boekers, marketing & sales, HR, travel management? Als niemand het voortouw neemt, zal er niets gebeuren;
  • Geen prioriteit – Meetings & Events is een complexe materie en zonder notie welk voordeel ermee te behalen valt, heeft het voor veel bedrijven geen prioriteit;
  • Geen idee waar te beginnen – SMM-methodologie, data over uitgaven, intermediairs, event management tools, interne boekers. Er zijn zoveel opties, maar waar moet je beginnen?

“Het verstandigst is om te beginnen met het verzamelen van data,” zegt de travel manager. “Bijvoorbeeld via de interne financiële systemen van het bedrijf, tussenpersonen, creditcards of andere betaalmiddelen. Data helpen je om het plannen van toekomstige meetings te verbeteren. Vraag jezelf af: waarom houden we deze bijeenkomst en waarom geven wij daar zoveel geld aan uit?”

Ten slotte heeft hij nog een aantal tips voor collega’s die een SMM-programma willen opstellen. “Laat je niet weerhouden omdat het complex is. Begin gewoon met een onderdeel dat in jouw bedrijf relevant is en bouw het vandaar verder uit. Identificeer de topleveranciers en maak met hen afspraken over prijzen en condities. Vraag of deze leveranciers beschikken over data van jouw bedrijf, soms zijn ze beter dan de data die jezelf hebt. Er zijn ook fantastische technologische tools in de markt die je bij ieder aspect van het meetingsproces kunnen helpen. Realiseer je vooral dat het opstellen van een SMM-beleid waarschijnlijk een lastig traject is en dat het tijd kost. Maar iedere stap die je neemt, is er één in de juiste richting.”